"Bakma saatine ikide birde!
Hâlin neyse saat onun saati.
Saat tutamaz ki, ölü kabirde;
Zamana eşyada gör itaati!
Bir kıvrım, bir helezon,
Her noktası baş ve son...
Dün hatıra, yarın hayal, bugün ne?
İki renk arası bir çizgicik pay.
Ne devlet zamanı bütünleyene!
Ebed bestecisi bir çark ve bir yay.
Hesap soran yaratık;
O dimdik her şey yatık.
Zaman bir işvebaz, kaçak hayalet;
Eskiyenin kement atar boynuna.
Ne pişmanlık tanır, ne af ne mühlet;
Ancak fatihinin girer koynuna.
Niyeti gizli fettan
Köle biçimli sultan..."
Necip Fâzıl Kısakürek
64. Kendimle Yüzleşme
---------------------
İkinci Bölümde tam, dolu dolu bir hayat için ihtiyaçlarımızı saydık. Bunlardan birini ihmal edersek hayatımızın bir tahtası eksik fıçı gibi olacağını, dolmayacağını söyledik. Üçüncü Bölümde de değer yargılarımızı ve uğruna kendimizi adayabileceğimiz değerlerimizi saydık. Sonra hayattaki hedeflerimizi, mesleğimizde ve işimizdeki kişisel hedeflerimizi tasarladık. Acaba günlük yaşayışımız, zaman kullanma alışkanlıklarımız bu değerlerimiz ve hedeflerimizle ne kadar uyumlu? Bu bölümde bu konular üzerine durup, yaptıklarımızı irdelemeye çalışacağız.
• Aslımız refleksimizde gizli!
Bu cümle size çağrışım yaptırıyor. Evet, 42. Maddede Zamanı kullanış tarzımızın bizi ele verdiğini söylemiştik. Sonra da; yöneticilere, herkese seslenip, "Eskiden beri uyguladığınız zaman kullanış kalıplarınızı kırın. Kavramlar değişti, teknoloji değişti, iş ortamı değişti, insanlar değişti. Siz hâlâ eski alışkanlıklarınızla mı yaşıyorsunuz?" Diye sorup, çağın gerçeklerini yapmaya, zamanın farkında olmaya davet etmiştik. Sanırım hatırladınız.
Şimdi sıra günlük yaşayışımızdan kesit almaya, amaçlarımızla, değerlerimizle ne denli tutarlı yaşadığımızı bire bir ölçekle incelemeye geldi. Buna ben "Kendimle yüzleşme" diyorum. Siz isterseniz "Ayna Testi" deyin. Aynı şeydir.
"Âyinesi(aynası) iştir kişinin, lâfa bakılmaz". Yaptıklarımız, davranışlarımız bizim fotoğrafımızdır. Hattâ daha ilerisini söyleyelim: Öz karakterimiz reflekslerimizde gizlidir! Bu daha ileri bir ölçüdür. Çünkü reflekslerimiz; kendimizi saklamaya, örtmeye, başka türlü sunmaya fırsat bulamadan çıkarıverdiğimiz otantik fotoğrafımızdır. Tıpkı saatlerce düşünüp uğraşarak, renklendirilmiş makyajlı bir yüzle, sabah âniden yatağından fırlayıp, kapıda görünüveren suratın farklı olması gibi.
Hikâye bu ya; vaktiyle âlim bir zât varmış. Hikmetli sözler söyler, ahaliye gerçekleri tanıtırmış. Bir gün zenginliği ve "hünerli" kedisiyle tanınmış bir ağanın konağına misafir olmuş. Zengin adam, misafirine kedisinin hünerini göstermek istemiş. Hizmetçilerine seslenip, kahve pişirmelerini ve kedi ile göndermelerini söylemiş. Hakikaten az sonra bir kedi mandalı açmış ve elinde kahve tepsisi ile içeri süzülmüş. Tatlı bir yumoş edâsıyla yürüyüp, kahveleri ikram etmiş! Zengin ağa böbürlenerek, "işte", demiş "Görüyorsun, bu bir kedi değil. O söz dinler bir hizmetçi".
Gerçekten öyle olup olmadığını sınamak isteyen âlim zât, ağayı kendi evine dâvet etmiş, o terbiyeli kedisini de getirmesini söylemiş. Ağa davete icâbet ederek, kedisiyle berâber âlimin evine misafir olmuş ve her zamanki gibi, kedi elinde kahve tepsisi ile görünmüş. İşte tam o esnada, âlim zât önceden bir kutu içinde sakladığı fındık faresini serbest bırakmış! Ne olduysa işte o zaman olmuş: Kedi bir ânda tepsiyi fırlattığı gibi, farenin peşine düşmüş ve yakalamış...
Âlim zât ilâve etmiş: "O" demiş, "hizmetçi değil, kedi. Onun aslı refleksinde gizli!"
Müthiş ifâde!
Kıssadan alınacak bir hissemiz var: NE KADAR BÜYÜK PROJELER GÜTTÜĞÜMÜZÜ, NE DENLİ GENİŞ UFUKLA BAKTIĞIMIZI, ZAMANIMIZI NE KADAR İYİ DEĞERLENDİRDİĞİMİZİ, NE KADAR SÖZÜMÜZÜN ERİ OLDUĞUMUZU KONUŞMALARIMIZ GÖSTERMEZ. AJANDAMIZA NE YAZDIĞIMIZ DA GÖSTERMEZ. YA NE GÖSTERİR? YAP-TIK-LA-RI-MIZ! EVET, YAPTIKLARIMIZ!
Sizi de kendinizle yüzleşmeye davet ediyorum. Evet kendimizle yüzleşmeye. Yani herkese farklı söyleyebileceğimiz, tüm insanlardan gizleyebileceğimiz hayat sırlarımızı, ne için, nasıl vakit harcadığımızı kendimize söylemeye davet ediyorum. Elimizin yazdığını, dilimizin söylediğini kalbimizin tasdik etmesi lâzımdır...
Bunu yaparken hiç kandıramayacağımız bir kişi var: KENDİMİZ!
Kitabımızın önceki bölüm ve maddelerinde NE yapacağımızı ve NEDEN onları yapacağımızı tartıştık. NASIL yapacağımıza geçmeden önce, şu anda ne yapmakta olduğumuzu ve nasıl yapmakta olduğumuzu fark etmemize yarayacak bâzı tespitlerde bulunalım. Bu tespitler bize zaman kullanma fotoğrafımızı gösterecektir. Bu fotoğrafımıza üçüncü bölümde geniş olarak değindiğimiz kıymet hükümlerimiz ve önceliklerimiz açısından tekrar bakacağız. Muhtemelen zaman ayırdığımız işlerle, zaman ayırmamız gerekenler arasında farklılıklar, kopukluklar tespit edeceğiz. Hayat yolunda giderken çapraşık koridorlarda yönümüzü kaybedip, yanlış hatlara, verimsiz yollara saptığımızı göreceğiz. Bâzı ihtiyaçlarımızı göz ardı ettiğimizi(fıçımızın bir tahtasının eksik olduğunu), bâzen değerlerimizle çatışma içinde yaşadığımızı, huzursuzluklarımızın gerçek sebebini fark edeceğiz. Bu sapmalar önem, öncelik(değerler) pusulasının kullanılmamış olmasından kaynaklanmaktadır.
Bu bölümde yanlışlarımızı görüp dersler çıkaracağız ve hayatımızın kalan bölümünü daha değerli, dolu ve yaşanmaya değer kılabilmenin araçlarını ve basit olarak plânlamayı öğreneceğiz.
Serbest meslek sâhipleri, ev kadınları, öğrenciler, işçiler, yöneticiler, teknisyenler, bilim adamları, sanatkârlar, politikacılar... Herkes, işlerini yapmak, düşündüklerini gerçekleştirmek için yeterli vakit bulamadıklarından yakınırlar. Tanıdık bir konuşma:
- "Ah dostum son görüştüğümüzden beri ne kadar zaman geçti? Nerelerdesin, ne yapıyorsun?
- "Sorma iki gözüm, o kadar çok iş var ki. Boğuldum. İşler bitmek bilmiyor, başımı kaldıramıyorum, yorgunluktan bittim..."
- "Günler nasıl geçiyor, anlamıyorum".
Ve 22. maddede temas ettiğimiz tüm sivilceler ve şikâyetler...
Bu durumda olanlara şu soruyu sorsak, "Sizi bu kadar bezdiren işleri bana bir anlatır mısınız? Meşgûliyetinizi şu kâğıda alt alta yazıp, her birinin ne kadar vakit aldığını da yanı başına kaydeder misiniz? Size yardımcı olmak istiyorum" desek, ne cevaplar alırız, merak ediyor musunuz? İşte alacağımız cevaplardan iki örnek;
- "Aklım öylesine karışık ki, öğlen ne yediğimi bile hatırlamıyorum. Sen ise, dakika dakika ne yaptığımı soruyorsun".
- "hangi işe ne kadar vakit harcadığımı bilecek kadar aklım fikrim olsaydı, zâten bu hâllere düşmezdim". Gibi klişeleşmiş, kolay cevâplar.
65. Bugün Ne yaptım?
--------------------
“Adımlarınızı izlerler, dudaklarınızı değil!”
Peters
Günlük yaşayışımızın görünen yüzünün altında gizli resmimiz, otantik karakterimiz akar gider. İmkân olsa da bir günde ne yaptığımızı kare kare fotoğraflasak, mümkünse yaşantımızı filme alıp, her işimizin ve refleksimizin altındaki saikleri ayırıp, yorumlayabilsek. Yaptıklarımızın inançlarımızla ne ölçüde örtüştüğünü, hayat hedeflerimizi ne kadar gözetebildiğimizi, ne kadar kendimiz olduğumuzu, ne kadar “uydum kalabalığa” diyerek ömür tükettiğimizi anlayabilirdik. Ama bu imkânsız değil.
Zamanın yeniden üretilemediğini, biriktirilemediğini, ödünç de alınamadığını, akıp gittiğini belirtmiştik. Bu hâliyle zaman arzı, esneklikten tamamıyla uzaktır. Talep ettiğimiz zaman ne kadar yüksek olursa olsun, arz buna bağlı olarak artmayacaktır. Onun bir fiyatı da yoktur, ne de bir marjinal fayda eğrisi. Zamanın hiçbir şekilde yeri doldurulamamaktadır. Belli sınırlar içinde, bir kaynağın yerine bir başkasını koyabiliriz, meselâ ahşap yerine maden kullanabiliriz. İnsan işgücü yerine sermayeyi koyabiliriz. Daha çok bilgi ya da daha çok kas gücü kullanabiliriz. Ancak zamanı ikame edecek başka hiçbir kaynak bulunmamaktadır. Bütün canlılar gibi insanın da bir "biyolojik saati" olmakla birlikte, psikolojik deneylerin göstermiş olduğu gibi, insan güvenilir bir zaman duygusuna sahip değildir. Eğer hâfızâmıza güvenecek olursak, zamanımızı nasıl harcandığımızı anlayamayız.
Drucker(1992, s. 37-67) bu konuda bakınız ne diyor "Bâzen, hâfızâları ile övünen yöneticilerden zamanlarını nasıl harcadıklarına dâir tahminde bulunmalarını isterim. Sonunda, yöneticilerin zamanı kullanmalarına ait tahminleri ile, günlük olarak tuttukları kayıtların gösterdikleri arasında hiçbir benzerliğin olmadığı görülür. Tanıdığım bir şirket başkanı, zamanını nasıl kullandığından emindi ve vaktinin üçte birini üst kademe yöneticileriyle harcadığını düşünüyordu. Üçte birini de önemli müşterilerle geçirdiğini söylüyordu. Geriye kalan üçte birini ise, sosyal faaliyetlere ayırdığından emindi. Ama birkaç haftalık faaliyetine ait günlük kayıtlar, bu söylediklerine neredeyse hiç zaman ayırmamış olduğunu açık seçik ortaya koymuştu. Ne zaman ki sekreteri, zamanını nasıl harcadığına ilişkin kayıtları tutup, önüne koyunca, gerçeği kavrayabildi. Bu tür birkaç denemeden sonra, hâfızâsından çok, kayıtların gösterdiğine inanmak zorunda olduğuna kaani olmuştu".
• Türk Halkı Ne yapıyor?
Bileşim International araştırma şirketi Türk halkının günde en az bir defa neler yaptığını araştırdı. Hürriyet Gazetesinde yayınlanan araştırmaya göre Halkın yüzde 83'ü TV izliyor, yüzde 79'u dişlerini fırçalıyor, yüzde 54'ü duş alıyor, yüzde 67'si gazete okuyor, yüzde 60'ı radyo dinliyor. Erkeklerin yüzde 74'ü kadınların yüzde 30'u işe gidiyor. Halkın yüzde 37'si günde en az bir kere başkasına bağırıyor. Kadınlar erkeklere nazaran daha asabi. 18-24 yaş arasındakilerde bu oran yüzde 40'a çıkıyor. En sakin yaş grubu ise 55 yaşın üzerindekiler. Halkın yüzde 10'u kredi kartını günde en az bir kez kullanıyor. İbadet etmek için ibadethanelere gidenlerin oranı yüzde 17. Halkın yüzde 41'i her gün en az bir kez alışveriş yapıyor.
Günümüz insanı sabah uyanır uyanmaz, o gün karşılaşacağı bin bir meşgalenin beynine hücum etmesinden rahatsızdır.
Eğer bir öncelikler(değerler) sistemine sâhip değilsek, hiç birimiz güne şevkle başlayamayız. Her sabah medyanın attığı manşetlere göre yaşıyoruz... "Ne Yapacağım" sorusunu gazetelere ve sokakta bağıranlara ihâle etmiş gibiyiz!
Mademki zaman arzı artmıyor, satın alınamıyor ve geçen vakit bir daha gelmiyor, onu en kıt kaynak bilerek hareket etmeyi tavsiye ediyoruz. Bu gün ne işlerimizin olduğunu değil, gerçekten ne ile vakit geçirdiğimizi bilmeye ihtiyacımız var. Böylece zaman tahsislerindeki yanlışlarımızı göreceğiz.
Ne kadar zamana ihtiyacınız var? Sorusunun cevâbını doğru olarak ancak zamanın farkına varanlar verebilir. Bu günün iş dünyasında bu soru, "ne kadar kâra, huzura, başarıya, güce ve kaliteye ihtiyâcınız var" demekle aynı şeydir. Bu bakımdan "işe adam" alınırken, yönetici seçerken, adayların zamanı nasıl anladıklarını sorgulamak, yadırganmamalıdır. Bu gerçeği kavrayan şirketler, yöneticilerinin zamanlarını değerlendiriş biçimine bakarak puan vermeye başlayacaklardır.
Çuvaldızı başkasına batırmadan önce, iğneyi kendimizde bir deneyelim. Bugün ne yaptım? sorunun "Bugün nelere öncelik verdim? sorularıyla aynı anlama geldiğini düşünelim. Ayrıca yaptıklarımızın değerlerimizle tutarlı olması gerektiğini de hatırlayalım. Zamanımızı verimli kullanmak için açık fikirli olmak zorundayız. Gerçekten doğru olan işi mi yapıyorum? Diye sormalı yön ve denge şuurunu bir ân kaybetmemeli, gaflet ve ıvır zıvır hattına sapmamalıyız. Doğru olan işlerimizi daha basit, hızlı ve kolay yapmanın başka yolları olup olmadığını samimiyetle aramalıyız. Muhtemelen "bunu daha önce neden düşünmedim?" diyeceğimiz tespitlerimiz olacaktır. Pek çok zaman tuzağına bilerek düştüğümüzü, zaman kemiricilerin içimizde barındığını fark ettiğimizde çözüme yaklaşmış olacağız. Verimli çalışabilmek için, önce zamanın nereye gittiğini bilmek zorundayız.
Şimdi ilk iş olarak bir günün işlerini kronolojik olarak ajandamıza yazalım ve her birine ne kadar dakika ayırdığımızı da yanına kaydedelim.
.../.../1998 Tarihli İşgünü Kaydı
BUGÜN YAPILAN İŞLER:
08.30: Büroya hareket, 35'
09.00: TEK, PTT faturalarının yatırılması, 45'
09.45: Günlük programın gözden geçirilmesi, 15'
10.00: Beş Ünite âmirine telefon / mağazalar hk, 30'
10.30: Ahmet Öz; iş istiyor, 15'
10.45: Ali Ak; oğlu için MKE'e tavassut istiyor, 15'
11.00: Hasan bey ile mâlî rapor kritiği, 30'
11.30: Gelen evrak, imzalar, 10'
11.40: A Bölge Temsilcisi / tel., 10'
11.50: Ziyârete gelen sınıf arkadaşıyla görüşme, 30'
12.30: Telefonla görüşmeler, 30'
13.00: Yemek / gezinti, 60'
14.00: Ünite (mirleriyle bütçe toplantısı, 60'
16.00: Birgül'ün nikâh merâsimi, 60'
17.00: Doküman, dergi inceleme, 30'
17.30: Bir misafire oto tedariki, 15'
17.45: Çıkan yazıların imzalanması, 15'
18.00: Randevusuz ziyaretçiler, 30'
18.30: Abone kampanyası hk. genelge hazırla, 30'
19.00: Sipariş edilecek elektronik cihazlar hk. Toplantı, 40'
20.00: Tanıtım kokteyli, Dedeman Otel, 120'
GÜNÜN TOPLAMI : 725' (12 saat 5 dakika)
RESİM
Görüldüğü üzere 12 saati aşkın yoğun bir gün yaşanmıştır. Çok da yorulmuşuzdur. Bu kadar çok çalışıp çabaladıktan sonra, yorgun, biraz da gururlu hâlde evimize döneriz. İşkolik yönetici gibi, kupkuru ve aceleci bir ifadeyle hanımımıza sorarız:
- Ne yemek var, çocuklar nasıl? ..............................
Sonra etrafa aldırış etmeden hemen uyumanın yollarını ararız.
Acaba bu 12 saati başka şekilde geçiremez miydik? Değer miydi? Bunların hepsi önemli miydi? Bütün işleri bizzat yapmamız mı gerekiyordu? Bâzılarını yapmasak o işler olmaz mıydı? Dakikaya vurduğumuzda harman çok büyük. Acaba kaç dâne tuttu?
Bu soruları kendimize sorup, samîmiyetle cevabımızı da vermeliyiz. Eğer biraz tedirginlik duyuyor ve "Benden beklenen, kafa yormam gereken başka şeyler var. Evimi, ilişkilerimi biraz ihmal ediyorum. Bu kadar işe burnumu sokmam gerekmez aslında" diyebiliyorsak ve gerekeni tam yapmadığımız hissi bizi râhatsız ediyor ise, ümidimizi yitirmeyelim. Henüz yapacağımız bâzı şeyler bulunmaktadır.
66. Yüzleşme önce yürek, sonra disiplin ister!
----------------------------------------------
Bu kayıt tutma işini hafife almamalı, kafadan bulacağımız yaklaşık rakamlara dayandırmamalıyız. Çünkü zaman katsayımız nasıl yükselteceğimizin sırrı kendi yaşantımızın gerçek fotoğrafını bilmekte yatar. Kayıt tutmak zahmetli geliyor diye vazgeçmemelidir. Aksi halde tohum ekmeden ürün beklemek gibi bir şey olur. Bir iki günlük kayıtla da yetinemeyiz. Üç - beş günde ne yaptığımızın farkında olamayız. Olaylar her gün aynen akmaz, eylemlerin hepsi her gün tekrarlanmaz. Hayatımızı kucaklayacak kadar eylemimizi kayda alabilmeliyiz. Bâzıları, geçmişte yaptıklarını hatırlayıp, ortalamalar bulmaya çalışırlar. Tavsiye etmeyiz. Çünkü yazmamışsak ne eylemlerimizi, ne gerçek sürelerini, ne de sıralarını tam hatırlayamayız. Gün be gün titizlikle kendi kaydını tutmadıkça, hiç kimse gerçek fotoğrafını elde edemez. Başka çaresi de yoktur. Bu iş öyle ödleklerin yapacağı bir şey değildir. Kendimizle yüzleşmekten korkmayacağız. Maksadımız hayatımızın krizlerle, gafletle, ıvır zıvırla geçen, çoğu zaman sıfır katsayılı zamanlarını tesbit etmek ve sonra da onları gündemimizden çıkararak, dolu dolu, saadetli bir ömür sürmektir. Ömür boyu sürecek bir öz disiplin kazanmak istiyorsak, bunu yapmalıyız. Sabırlı ve ısrarlı bir çalışmayla zamanı değerlendirmede her gün biraz daha başarılı olduğumuzu göreceğiz.
Yaptıklarımızın asıl hedefimizin gerçekleşmesi için ne derece gerekli veya gereksiz olduğunu zaman kütüğümüzü inceleyerek çıkarabiliriz. Asıl işimizle alâkası olmayanları kesmek veya kısmak imkânını bu kayıtlarda bulabiliriz.
HİÇ OLMAZSA 15 GÜNLÜK TESPİTİN SONUNDA NE KADAR İSRAFÇI OLDUĞUMUZU, EN AZINDAN ZAMANIMIZI NE KADAR YANLIŞ KULLANDIĞIMIZI GÖRECEĞİZ.
Zaman Kütüğünü herkes kendine göre düzenleyebilir, detaylandırabilir. Eylemlerini dikkatlice incelemek suretiyle 49. maddede gördüğümüz(88. maddede daha ayrıntılandıracağımız) eylemler yelpazesinin hangi hattında bulunduğunu, ne yönde gitmekte olduğunu kestirebilir. Değerleri(öncelikleri) ile barışık yaşayıp yaşamadığını fark eder. Hangi iş ve faaliyetlerin zamanının çoğunu aldığını, hangilerinin tekrarlana geldiğini, önceliği olan ve olmayan işlere tahsis edilen zamanlar arasında denge kurup kuramadığını, daha verimli çalışmak için nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlayabilir. Ayrıca düşünülerek, plânlı kullandığı zaman ile, hesap dışı harcadığı zamanı ve sebeplerini tek tek tespit edilebilir.
Saatlerimiz, günlerimiz, aylarımız nasıl olsa geçip gidiyor diyemeyiz. Çünkü o zamanı sıfır katsayı ile veya çok düşük bir emsalle çarpıyor olabiliriz. Neden zaman katsayımızı artırmayalım? Kendi zaman fotoğrafımızla yüzleşmek, neleri düzelterek katsayımızı artırabileceğimizi göstereceği için çok önemlidir. Tuttuğumuz kayıtlardan kendimizle ilgili ürkütücü sonuçlar da çıkarabiliriz. Samimiyetle kabullenmeliyiz. Zâten yanlışımızı kabullenmiyorsak, değişime hazır olmadığımız ortaya çıkar. Ama kendimizden kaynaklanan yanlışları, yine kendimizi mecbûr ederek, düzeltmekten başka çâre yoktur. Zîrâ, değişim isteği dayatma ile, zorlanarak kazandırılamaz. Bu istek kendi içimizden kaynaklanmalıdır. Mevcut çalışma düzeninden memnun olduğunu söyleyen birisine veya alışkanlıklarını değiştirmek istemeyenlere kimse yardım edemez. Evvelâ, yanlış önceliklerle, gayesiz ve şuursuz şekilde hebâ ettiğimiz ve sonunda stresli, sönük, doyumsuz olduğumuz zaman israfından bizzat sorumlu olduğumuzu kabul edelim. Bahâne aramayı bırakalım, davranışımızı değiştirmeye karar verelim. Bunun zahmete değdiğini, iki ay gibi çok kısa bir sürede göreceğiz.
67. Ayrıntılı Günlük Kayıt Cetveli
----------------------------------
Organizasyon ve verimlilik uzmanları, zamanını nasıl değerlendirdiğini veya isrâf ettiğini anlamak isteyenlere yardımcı olmak için bâzı teknikler geliştirmişlerdir. Bunlardan basit ama çok faydalı birisi zaman kütüğü tutmaktır. Zaman Kütüğü yukarıdaki şekilde asgarî 15 gün, doğrusu iki ay süreyle tuttuğumuz kayıt defterine verdiğimiz addır.
1900'lerde H. Fayol'un öncülüğünü yaptığı Bilimsel Yönetim Okulu'nun başarısı, vasıflı ve vasıfsız belli bir kol işi için harcanan zamanın kaydedilip, analiz edilmesine dayanıyordu. Bu bilgi, o vakitler pek de önemli olmayan kol işinin verimini artırıp, mâliyetini düşürmek için kullanılmıştı. Ancak bilgi işçisi ile, özellikle de yöneticinin işi ile alâkalı kullanılmamıştı. Şimdilerde ise, verimlilik ve sonuçlar bakımından, zaman kayıt ve analizinin esas bu kimseler bakımından yapılması gerekiyor. Bu îtibârla, üretken olmayan, zaman isrâfına yol açan faaliyetleri bulup, öncelikle bunlardan kurtulmaya bakılmalıdır. Bunu yapacak kişinin her şeyden önce kendisine, zamanını nasıl kullandığına dâir yukarıdakine benzer bâzı soruları sorması gerekiyor. Zaman kütüğünü tutmak işte bu maksatla işimize yarayacaktır. Zaman Kütüğü, günün muayyen zaman dilimleri içinde ne ile meşgûl olduğumuzun dikkatlice yazıldığı "Günlük Kayıtların" tutulduğu defterdir.
"Kayıt tutmak" işini sekreterimize de yaptırabiliriz. Sekreterimiz bizi tâkip edecek ve yaptığımız her işin vaktini, konusunu, ne kadar zaman aldığını kaydedecektir. Büromuzdan ayrıldığımız vakitlerde yaptığımız işlerimizi cebimizde bulunduracağımız bir karta işleyerek sekreterimize verebiliriz. Bu maksatla, her güne bir sayfa ayrılmış ve saatlere bölünmüş bir ajanda kullanılabilir. Ama bizim tavsiyemiz aşağıda örneğini göreceğimiz "Günlük Kayıt Cetveli"ne en az 15 gün, tercihen iki ay süreyle zamanı ne ile geçirdiğimizi(eylemi) ve süresini bizzat kaydetmektir.
• Ayrıntılı Kayıt
Misâl olmak üzere yukarıdaki bir günlük iş kayıt cetvelimizi aynı verilerle, ama yeni sütunlar ilâve ederek tekrar düzenleyelim. İlâve ettiğimiz sütunlar: Programlı İşler, Devredilemez âcil işler, Devredilemez ve âcil olmayan işler, Devredilebilir âcil işler, Devredilebilir âcil olmayan işler ve Zaman Kayıpları sütunlarıdır. Bu tablo daha zengin bir tahlil yapmamıza imkân verecektir.
RESİM
Görüldüğü ezere, tablonun doldurulmasının bir zorluğu bulunmamaktadır. Gün boyunca yaptıklarımızı 65. maddede alt alta yazmıştık. Burada ise ilgili sütunlarına dağıtarak yazıyoruz. Asıl görevimizle ilgili Programlanmış işler en önemli olanlarıdır. Programlı işlerimizin dışında kalanları "Diğer Faaliyetler" ve "Zaman Kayıpları" olarak, ilgili sütunlara kaydediyoruz. En alt satırda da günün bilânçosu çıkarılmıştır. Bu yeni tablonun getirdiği fayda toplam zamanımızın ne kadarını hangi sütunlarda geçirdiğimizi göstermesidir. Bunları kıyaslayarak gerçek zaman fotoğrafımıza bir adım daha yaklaşacağız
68. Ne kadar çok çalışmışım!
----------------------------
Durumumu tahlil etmek için, iki ay süreyle yukarıdaki cetveli her gün doldurup, zaman kütüğümü çıkardım. İki aylık kayıtlardaki faaliyetleri tasnif ettim, ortalamalarını aldım. Sonucunda bir iş günü için aşağıdaki tablo ortaya çıktı:
Günlük ortalama:
Telefonla arayanların sayısı: 21
Telefonla aradıklarımın sayısı: 14
Birim âmirleri ve temsilcilerle yüz yüze görüşmeler: 6
Randevulu ziyâretçi sayısı: 2
Randevusuz ziyâretçi sayısı: 7
Katıldığım toplantı veya grup çalışması: 1
İmzâladığım evrak sayısı: 24
Her gün masama gelen rapor, zabıt, tanıtma broşürü vb. sayısı: 3
Tablodaki rakamları dikkate alarak, bir telefon görüşmesinin ortalama üç dakika sürdüğü, birim âmirleri ve temsilcilerle görüşmenin bir saatlik zamanı gerektirdiği, bir ziyâretçi ile 15 dakika ilgilenildiği, her toplantının bir saat sürdüğü, bir evrakın 2 dakikada incelenip imzalandığı ve günlük rapor, zabıt, dergi vb. yazıların okunmasına yarım saat ayrıldığı, dikkate alınırsa, her gün ortalama yedi saat kesintisiz dolmaktadır. Bu işlerin muntazam bir sıra tâkip etmediği, verimsiz aralıklarla ve bâzen üst üste bindiği hepimizin mâlûmudur. Ayrıca fizikî, biyolojik ihtiyaçlar için de zaman ayırmak gerekmektedir. "Dedikodu bağımlıları" için her ziyâret ve her telefon görüşmesinin arkasına birkaç dakika daha ilâve etmek gerekmektedir!
Netîce olarak, inkıtâlarıyla berâber 12-14 saati bulan, günün geç saatlerine sarkan uzun, ama verimsiz bir mesâi yaptığımız ortaya çıkmaktadır. Böyle geçen bir mesâiden sonra önemli bir zihnî veya bedenî faaliyet mümkün değildir. Böyle yaşamaya devam edersek; ailemize karşı sorumluluklarımızı ihmal ederiz, ilgi bekleyen çocuklarımızdan âdeta kaçarız. Okumak, öğrenmek, düşünmek için hiç vaktimiz ve enerjimiz yoktur. Aceleyle ve teşekkür bile etmeden yemeğimizi yer, hazım kasveti basınca da uyuruz! Burada şahsî hatâlarımız, bilgisizliğimiz, gafletimiz vardır. Önem hattından sapıp, daha kolay olan kriz hattına, ıvır zıvır işlere takılıp kalmamız vardır şüphesiz. Plânsız hareket etmek, "hayır" diyememek, yardımcılarımıza yetki vermemek, zaman kayıplarının farkında olmamak gibi birçok yanlışlarımızın bulunduğu hatıra gelmektedir.
Bu şekilde uzun saatler çalışarak, çok yorulmanın bir övünç madalyası değil, suç olduğunu söyleyenler vardır. Bunlara göre, uzun saatler çalışanı ödüllendiren şirketler, etkili insanları cezalandırmış olurlar(Scoot, s.68)
69. Bunları Yapmasam Ne olurdu?
-------------------------------
Şimdi "Bugün Ne Yaptım" listemizi ve bunların kısaca yorumlayalım ve kendimize dersler çıkaralım. Bu işi 15 günlük(en iyisi 60 günlük) kayıtlarımızın her biri için uygulamalıyız. Yaptıklarımızla ilgili önemli tespitleri sıralayalım:
- İlk tespitimiz, günlük iş kayıtları penceresinden bakıyor olmamızdır. Günlük program bir bakıma âcil hale gelmiş işler sıralamasıdır. Hemen önüne bakmaktır. Bu eksikliği gidermek için daha uzun süreli programlara ve perspektiflere ihtiyacımız vardır. Bunu 74. maddede ele alacağız.
- İkincisi: devredilebilir olduğu hâlde bizzat yaptığımız işlerin varlığıdır. 6. Bölümde ele alacağız.
- Üçüncüsü: Zaman Kayıpları sütununun incelenmesiyle ortaya çıkmaktadır. Yukarıdaki tablonun sağındaki "zaman kayıpları" sütununda o gün 195 dakikanın harcandığı anlaşılmaktadır. Yapacağımız ilk ve en önemli iş, kesin zaman isrâfı olarak nitelendirdiğimiz bu yanlışları bulup, bir daha işlememektir. Tamâmen kaçınamaz isek, en aza indirmenin yollarını araştırmak akıl îcâbıdır. Burada bir husûsu aydınlatmakta fayda vardır. Bizim zaman isrâfı diye nitelendirdiğimiz bir husus, bir başkası tarafından önemli addedilebilir. Burada zamanın kıymeti ve isrâfı kavramlarının izâfî olduğunu vurgulamalıyız. İnsanların yaşlarına, mesleklerine, kavrayışlarına, mizaçlarına, görevlerine vs göre bu kavram değişebilir. Söz gelişi, bir çocuk için cazip olan bir sebep(oyun, yeni bir cihaz, heyecan verici bir olay), farklı kıymet hükümleri ile hareket eden ebeveyn için fuzûlî sayılabilir. Hafriyat yapan iş makinesini saatlerce seyretmek bâzılarına tabiî gelirken, fikir derinliğe sahip başkaları "bu insanların yapacak başka işleri yok mu?" diye hayret edebilirler. Bunun gibi, herkesin değerleri(öncelikleri, önemli saydığı işleri) vardır. Yaptıklarımızın ve yaşayışımızın önceliklerimizin bir resmi olduğunu belirtmiştik.
Zaman isrâfının önüne geçmek için, kayıtlarımızda yer alan bütün faaliyetler gözden geçirilir; "Bu yapılmasaydı ne olurdu?" Sorusunun cevâbı "Hiçbir şey kaybedilmezdi" ise, o şeyin yapılmasından kesin olarak vazgeçilmelidir. Sözgelimi, oldukça meşgul gözüken insanların, sayısız konuşma, yemek, komite üyeliği, amatör kuruluşlarda, kulüplerde yöneticilik vs gibi faaliyetleri vardır. Bunlar pek hoşlarına gitmese de, pek başarılı olmasalar da yürüttükleri, çok zaman ayırdıkları faaliyetlerdir. Oysa bunların hiç birini yapmasalardı, iş hedeflerinde bir sapma veya başarılarında en ufak bir eksilme olmazdı... Bu durumda olan herkesin yapması gereken şey, eğer bir iş, bir faaliyet, mensûbu bulunduğu kuruluşa ve kendisine hiçbir katkıda bulunmuyorsa, hayat fıçısında bir gediği kapatmıyorsa, böylesi meşguliyetlere "hayır" demeyi öğrenmektir. Her gece akşam yemeklerini dışarıda yemek zorunda kalan işadamı, bürokrat veya mâruf kişilerin, birazcık dikkat etseler, bu yemeklerin en az yarısının kendileri olmadan da gerçekleşebileceğini fark edeceklerdir. Aslında bu dâvetlerin çoğunun bir nezâket veya protokol çağrısı olduğunu bilmeyen yoktur. Gidilmediği takdirde daha memnun kalacaklardır!
Önemli işlerin başında bulunan çok dostlarımızın, yapmadıkları takdirde, hiç bir eksiklik doğmayacak ne kadar ıvır zıvır şeylerle meşgul olduklarını fark ettiklerinde, şaşırıp kaldıklarını örnekleriyle biliyoruz.
70. Harman Büyük Dâne Yok!
--------------------------
Tembellerin, rekabetten kaçanların, kalite ve verimlilik kavramlarına yabancı olanların sığındıkları bir mâzeretleri vardır. Ne kadar çalışkan olduklarını anlatmak için, hiç boş vakitleri olmadığını, geceleri bile iş yaptıklarını, doğru dürüst bir izin dahî kullanmadıklarını iftiharla söylerler. Sonra da, masalarında ve çevrelerinde sırasını bekleyen dosya yığınlarına işâret ederek böbürlenirler... Mackenzie, başarısızlığı örtmenin bir yolunun da çok çalışmak olduğunu bildirmektedir! Eğer işteki başarı, bu iş için harcanan saatlerle, neticeye faydası olmayan kof çabalarla ölçülecek olursa, uyur gezerler ve KİT'lerin depo bekçileri gelecek asırlarda da tüm başarı ödüllerini toplamaya devam edeceklerdir...
Değerlerimizi(önceliklerimizi), hedeflerimizi, nereye varmak istediğimizi bilmezsek, başarıyı yaptığımız hareketlerin sayısıyla veya o iş için harcanan süreyle ölçmeye yöneliriz. Bu ise dâne tutmamış bir harmanın büyüklüğüne bakarak paha biçmek gibi bir yanlıştır olur. Tıpkı yanlış kuyruğa girip(uydum kalabalığa davranışı), boşuna beklediğimizi farkedince, kaybettiğimiz saatlerin ve katlandığımız zahmetin ödülünü istemek gibi anlamsız bir iş yapmış oluruz.
Zamanımızın ne kadarını iş kovalamak, kontrol etmek, özür ve şikâyetleri dinlemekle, başkalarının işlerini doğru dürüst yapmamalarından doğan eksiği yamamakla geçiriyoruz? İşyerlerinde çürüğe çıkarma, bozukları geri gönderme, işleri tek tek tâkip ve kontrol etmek gibi, kötü ve kalitesiz yapılan işlerin bir şirkete verdiği zarar genel giderlerin %25'ine varmaktadır! Bizim haftada 55 saatte yaptığımızdan daha âlâsını, komşumuz 35 saatte yapıyor. Bizim yedi kişiyle zor zaptettiğimiz bir işi, başkaları iki kişiyle mükemmel yürütüyor. Başkaları san'at, seyâhat, entelektüel derinlik için zaman ayırırlarken, biz neden uykularımızı bile fedâ ettiğimiz hâlde, mübrem ihtiyaçlarımızı zor karşılayabiliyoruz?
Çalışma süreleri kişiden kişiye, görevden göreve değişir... Karar vermek durumundaki kişilerin, bilgisayar programcılarından daha az çalışmaları tabiîdir. Çünkü bunların, muhakeme güçlerini üç boyutlu tutarak, ilgilerini kaybetmemek için boş zamana ihtiyaçları vardır... Pazarlama elemanlarının zamanlarının çoğunu işyeri dışında geçirmeleri gerekir. Aksi hâlde kovanından çıkmayan arılar gibi, bal toplayamazlar. Problem çözücü yöneticilerimizin evlerinde çalışmayı tercih etmelerini saygıyla karşılamak lâzımdır. Sâdece idarî personelle, hizmet elemanları dokuzdan beşe kadar işyerinde kalmak zorundadır... Ama hiç iş ayırımı yapmadan, herkesi haftada altı gün, günde on saat masaya bağlamakla hatâ yaptığımızı anlamalıyız.
Başarı, o işe harcanan saatlerle ölçüldüğünde, nitelik ve fikrî boyut kaybolmakta, gösteriş ve kolaycılık pirim yapmaktadır. Kendi mesâimizi ve yanımızda çalışanları değerlendirirken; herkesin gördüğü, harekete ve rutine dönük işleri esas alıyoruz. İşyerinde geçirdiğimiz saatleri topluyoruz, kocaman bir âferin çekip, günü kurtardığımızı zannediyoruz. Bürodan en geç ayrılan kimse olmak, tâtil günlerinde bile koltuğunda dosyalarla yaşamak, kendimize "çok çalışkan" notu vermek için yetiyor. Ne kolay değil mi? Nitekim az önce 68. maddede bir günde 35 telefon konuşması, 15 yüz yüze görüşme.....vs yaparak, ne kadar çok işin üstesinden geldiğimi, 12 saat çalıştığımı anlattım. Size kocaman bir harman sattım! Ama buradan kaç ölçek dâne çıktı, çıkacak... belli değil. Yaptıklarımızı sâdece saatle ölçtüğümüz, başarımızı döktüğümüz terle tarttığımız sürece daha çoook sap çekeriz. Tâ ki, başka şeylerden vazgeçip, zaman ve çabamızı doğru olan, önemli olan üzerinde yoğunlaştırmayı öğreninceye kadar.
Bu kitapta dikkatinizi çekmiş olduğu üzere, zamanı değerlendirmek, randevu listesi yapmaktan, ajandaya bir şeyler yazmaktan, üç gün sonra ne yapacağını bilmekten çok daha öte bir şeydir. Önümüzde bulunanları bir takvimin kutucuklarına kaydetmek ve sonra da o sıraya göre davranmak değildir konumuz. Önce önümüze neyi koyup, neyi koymayacağımıza karar vermeliyiz. Bunun için ise 3. bölümde incelediğimiz tarzda, hayatımızda gerçekten önemli olan şeyleri tespit etmiş, ölçülebilir hedefler hâlinde yazmış olmalıyız.
71. Devredilebilir İşler
------------------------
Zaman kütüğümüzü incelediğimizde, vaktimizin önemli bir kısmını bizzat yapmaya mecbur olmadığımızı, devredilebilir işler bulunduğunu fark etmiştik. Bu yukarıdaki tabloda "Devredilemez İşler" ve "Devredilebilir İşler" olarak işâretlenmiştir. Devredilemez işler; âcil veya değil, bir başkasını görevlendiremeyeceğimiz, bizzat yapmak durumunda bulunduğumuz işlerdir. Ama vakit harcadığımız öyle işler vardır ki, bunları sekreterimize, yardımcılarımıza veya maiyetimizde çalışan başka kimselere devredebiliriz. İşin miktarından ve keyfiyetinden hiç bir eksilme olmadan, başkaları tarafından pekâlâ yerine getirilebilecek bu işleri ne diye üstümüze alalım? Ne diye iki ayağımızı bir pabuca sıkıştıralım? Meselâ tüm dergi ve mektupları okumakla neden vakit kaybedelim? Bunları sekreterimiz okuyup, bize özetleyebilir. Yanı başımızda çokça mühendisler varken, ne diye ham bir projeye saatlerce takılıp kalalım. Teknik birimlerimiz süzgeçten geçirip, değerlendirme özetini bize pekâlâ sunabilir. Yukarıdaki günlük kayıtta görüldüğü üzere, başkaları tarafından yapılabilecek birtakım işler, dikkatsizliğimiz sebebiyle, 85’+120’ = 205 dakikalık bir zamanımızı ve enerjimizi alıp gitmiştir!
Yöneticilerin çoğu, bu envanter metodunu iki hafta uyguladıktan sonra, günlük işlerinin bir tekrardan ibâret olduğunu fark edip, bunları astlarına bırakmayı yeğleyeceklerdir. Yetki Devri, günümüz yöneticilerinin dikkat etmeleri gereken fevkalâde önemli bir konu hâline gelmiştir. Bâzı yazarlar iyi yöneticiyi, yetki devretme mahâretiyle târif etmektedirler. Kitâbımızın altıncı bölümünde münhasıran bu konuyu işleyeceğiz.
72. Uzun Vâdeli Düşünebiliyor muyuz?
------------------------------------
İsteyen yöneticiler, daha ayrıntılı bilgiler ve yorumlar elde etmek için, yukarıda verilen "Günlük İş Kayıtları" örneğinin en sağına "Vâde" sütunu açarak, gün boyunca yaptıkları işlerin hangi vâdeyi (kısa, orta, uzun) ilgilendirdiğini anlayabilirler. Bu yapıldığı takdirde uzun vâdeli stratejik projelere ne kadar vakit ayırabildiklerini fark edebileceklerdir.
Hamel ve Prahalad(1996, s.14)şirket yöneticilerinin geçmişe dönük çalışmaları ile geleceğe dönük çalışmalarına ne kadar zaman ayırdıkları hakkında bakınız ne diyorlar: "Genellikle üst yöneticilere birbiriyle bağlantılı şu üç soruyu yöneltiriz:
- Birincisi, zamanınızın ne kadarını içten çok dış problemlere ayırırsınız; örneğin, belli bir yeni teknolojinin kullanımını anlamaya mı, yoksa firmanın kaynaklarının dağılımı üzerine tartışmaya mı daha çok zaman harcarsınız?
- İkincisi, dışarıyı gözlemeye ayırdığınız bu zamanın ne kadarını dünyanın beş ya da on yıl sonra nasıl görüneceğini öngörmeye çalışmakla, ne kadarını da büyük bir yeni siparişi nasıl alacağınız veya bir rakibin verdiği yeni fiyatlara nasıl tepki göstereceğiniz konusunda kaygı duymakla geçirirsiniz?
- Üçüncüsü, dışarıyı ve geleceği gözlemeye ayırdığınız zamanın ne kadarını iş arkadaşlarınızla tartışarak, geleceğe ilişkin geniş ölçüde paylaşılan ve iyi sınanmış bir görüş oluşturmada, ne kadarını da kişisel ve bireysel bir bakış açısı geliştirmede kullanırsınız?
Aldığımız cevaplar genellikle, bizim "40/30/20 kuralı" dediğimiz şeyi doğrular. Deneyimlerimiz, üst yöneticilerin zamanlarının yüzde 40'ını dışarısını gözlemeye ve bu zamanın da yüzde 30'unu üç, dört, beş ya da birkaç yıl daha sonrasını öngörmeye ayırdıklarını gösteriyor. Geleceği araştırmaya ayrılan zamanın ise, ancak yüzde 20'si geleceğe ilişkin kolektif bir görüş oluşturmaya gitmektedir (geri kalan yüzde 80, yöneticinin kendi somut işinin geleceğinin görülebilmesine harcanmaktadır). Buna göre, üst yönetim geleceğe ilişkin bir firma perspektifinin oluşturulmasına, enerjisinin ortalama olarak yüzde 3'ünden daha azını (% 40 x % 30 x % 20 = % 2.4) ayırmaktadır. Bâzı şirketlerde bu oran yüzde 1'in de altına düşmektedir. Bize göre ise, geleceğe ilişkin öngörüsü güçlü ve belirgin bir bakış açısı geliştirebilmek için, bir üst yönetim ekibinin birkaç aylık bir süre boyunca zamanının yüzde 20 ile 50'si kadar bir bölümünü ayırmaya istekli olması gerekir. Sonra da bu bakış açısını sürekli gözden geçirmeli ve gelişmelere paralel değişiklik ve uyarlamalara gitmelidir.
Hangi yeni temel yeteneklerin geliştirilmesi gerekir, hangi yeni ürün konseptlerine öncülük edilmeli, hangi yeni ittifaklara gidilmeli, hangi yeni gelişme programları desteklenmeli ve hangi uzun vâdeli düzenleme girişimleri tercih edilmeli gibi sorulara kaliteli ve sağlam cevaplar bulabilmek için, özlü ve sürekli bir zihinsel çabaya ihtiyaç vardır. Bu tür soruların birçok şirkette yeterince ilgi uyandırmadığını düşünüyoruz.
Bunun sebebi üst yöneticilerin tembel olması değildir; tam tersine çoğu eskisine oranla daha sıkı çalışmaktadır. Stres, yıpranma ve sürekli enerji eksikliği, bugün birçok yönetici için tesadüfî vak'alar olmaktan çıkmış, bir hayat tarzı hâline gelmiştir. Sebep, üst yönetim ekiplerini ürküten bu tür soruları cevaplamanın zor, uğraştırıcı ve zaman tüketici olması da değildir. Bu sorular cevapsız kalmaktadır; çünkü bunları ele alabilmek için, üst yöneticilerin önce kendilerine ve çalıştırdıkları insanlara, şirketin geleceğini kontrol edebilme durumunda olmadıklarını itiraf etmeleri gerekmektedir.(8. Bölümde Tükenme Noktasına gelen yöneticilerden söz edilecektir).
YÖNETİCİLER BUGÜN BİLDİKLERİ ŞEYLERİN (şirkette bugünkü makamlarına gelmelerini sağlayan bilgi ve deneyimin) GELECEK AÇISINDAN ÖNEMSİZ YA DA YANILTICI OLABİLECEĞİNİ KABUL ETMELİDİRLER.
Bu sorular cevapsız kalmaktadır; çünkü bunlar aslında, üst yönetimin her şeyi gerçekten kontrolü altında tuttuğu, şirketteki herkesten daha iyi fikirlere sahip olduğu ve şirketin yönü konusunda açık ve etkileyici bir vizyon taşıdığı varsayımlarına doğrudan meydan okuma anlamına gelmektedir. Böylece ivedi olan önemli olanı unutturmakta, gelecek genellikle araştırılmadan kalmakta ve düşünme ve tasarlama yeteneğinden çok, eyleme geçme yeteneği liderliğin tek kıstası hâline gelmektedir."
Hiper-rekabet dünyasında patronların çok sevdiği ve her fırsatta söyledikleri "Küçük şirketler artık büyükler tarafından yenmiyor. Hızlılar yavaşları yiyor(Aubert, 1998, p.3)" sözünü hatırlayınız. Hâl böyle olunca, şirketin patronu telefon ettiğinde şıppadak cevap vermeye şartlanan üst yönetici bugüne odaklanıp, geleceği gündeminden çıkarmak için kendine emin bir sığınak bulmaktadır...
Kırım(1999) ülkemizde şirketlerin müşteriler nezdinde kendilerine mahsus bir çizgi ve fark yakalamak üzere strateji geliştirmeye çok ciddî zaman ve emek harcaması gerektiğini vurguladıktan sonra, eğitim ve danışmanlık hizmeti verdiği çok sayıda şirket nezdinde yaptığı müşahedelere dayanarak, stratejiye harcanan zamanın toplam zamanlarının yüzde birini geçmediğini belirtmektedir.
Kotter(1983) çoğu üst yöneticilerin zamanlarını nasıl geçirdiklerini araştırdıktan sonra birçokları için "etkin yönetim sanki onların konusu değilmiş gibi davranıyorlar" diyerek hayretini gizlememektedir. Araştırmasında tespit ettiği başarılı yöneticilerin ise hem uzun vâdeyi(beş ilâ yirmi yıl), hem orta vâdeyi(bir ilâ beş yıl), hem de kısa vâdeyi(bir yıla kadar olan süreyi) birlikte düşündüklerini söylemektedir. Bâzı misaller vermek gerekirse:
- Finans sektörü için: Finans sektöründe on veya yirmi yıl sonra cirolar hangi seviyelerde olacak diye tahminlerde bulunulur. Bu yıldan başlayarak gelecek beş yıl zarfında gelirlerin ve satışların hangi seviyelerde olacağı daha doğru rakamlarla tahmin edilir. Önümüzdeki üç ayın, altı ayın, dokuz ayın ve yılın hedefleri ve kuruluş bünyesindeki her birimin satışları, maliyetleri ve gelirleri hakkında ayrıntılı listeler kısa vâdeli hedefler olarak, genel müdürün programında yer alır.
- Sanayi ve Ticaret Sektöründe faaliyet gösteren bir büyük firmanın uzun, orta ve kısa dönem programları ise yönetim kademelerinin takvimlerinde şu şekilde yer almalıdır: Uzun vâde için sâdece ürün tipleri ve hangi piyasalara yönelineceği hakkında genel bir fikir oluşturulur. Orta vâde için şirketin gelişmesi ve üzerinde yoğunlaşılacak birkaç ürünle ilgili plânlar yapılır. 2003 yılından önce piyasaya dört tane yeni ürün sürmek üzere gereken yatırım, finans, teknoloji konuları üzerinde çalışmak. Telekomünikasyon alanında yatırım imkânlarını araştırmak gibi. Kısa vâde programları ise şirketin ürettiği veya pazarladığı belli başlı tüm mallar itibariyle; Ürünlerin pazar payları, stok miktarları, ürün satış miktarları olarak yer almalıdır.
- İnsan Kaynakları Bölümü gibi idârî bir birimin uzun vâdeli hedeflerinde kesin çizgiler beklenmemelidir. Şirketin patronu veya bâzı üst yöneticiler ileride üst yönetimin hangi çerçevede, ne tür yetenekte insanlarla kurulması gerektiğine dair fikirler taşıyabilirler. Ama beş yıla kadar üst yönetimde ve kilit fonksiyonlarda, çalışanların niteliklerinde neler hedeflediklerini tespit etmelidirler. Meselâ: 2003 yılına kademeleri azaltılmış yeni bir organizasyon ile girmek, şirkette mavi gömleklilerin(beden işçisi) nispetini azaltmak, beyaz yakalıların(bilgi işçisi) oranını iki katına çıkarmak. Üç başkan yardımcısını ve iki koordinatörü iki yıl içinde değiştirmek vb. orta vâde hedefleri arasında yer alabilir. İnsan Kaynakları Müdürünün bu yılın programında; müdürlerden Ahmet, Mehmet ve Hasan beylerin yerine üç yeni isim bulmak, yetki devri, benchmarking ve yerinden yönetim konularında şirket yöneticilerini üçer günlük eğitimden geçirmek, tüm pazarlama elemanlarına etkili satış teknikleri semineri vermek vb hususlar yer alabilir.
Konu ile ilgili literatürden öğrendiğimiz ve şahsî tecrübelerimizle yakînen gördüğümüz odur ki, başarısız işletmelerde yönetim kademeleri zamanlarının neredeyse tamamını günlük işlerle doldurmakta, stratejiden yoksun, günübirlik yaşamaktadırlar. Yöneticilerimiz bugünün meselelerine(kriz hattı) gereğinden çok zaman ayırmakta, gelecekle yeteri kadar ilgilenmemektedirler. Gelecekle ilgilenebilmek için yöneticilerin firmalarının geçmişiyle ilgili bâzı şeyleri unutmaları, düşünce kalıplarını, alışkanlıklarını değiştirmeleri(yani değişmeleri) gerekmektedir.
İşletmelerin çoğu çok katlı hiyerarşik bir yapıya sahiptir. Doğru bilgiler hep "tepe" noktasındadır(öyle olduğuna inanılır). Emirler hiyerarşiye uygun olarak, yukardan aşağı akar. Tabanın bilgileri de yine kesin hiyerarşi borusundan yukarı çıkar. Yatay ilişkiler yoktur. A birimindeki bir eleman, B birimindeki elemanla doğrudan görüşemez. A ve B müdürlerinin bilgi ve müsaadesi olmalıdır. Oysa başarılı kuruluşlarda işlerin %99'u yatay ilişkilerle, sâdece %1'i hiyerarşik seviyede gerçekleşmelidir(Weaver, 1997).
Anlatılanları farklı bir şekilde görebilmek için Ağaç Modelimizde dönelim:
Uzun vâdeli düşünmek demek, ağacın köklerini(şirketin kültürü, temel değerleri) gövdesini(vizyon, 20 yıllık hedefler) ve birkaç ana dalını(beş yıla kadar) düşünmek demektir.
ŞEKİL: Yapraklardan ve Uç dallardan arındırılmış ağaç.
Şekilde ağacın gözle görünmeyen toprak altındaki kısmı, yani kökler ve değerler vardır. Gövde ve üç beş ana dal görülmektedir. Uç dallar ve yapraklar gösterilmemiştir. Buraya kadar olan kısım tepe yönetiminin asıl işidir. Yukarıda fikirlerinden yararlandığımız uzmanlar, patronların ve üst yönetimin bu çizgilerden ileriye taşmamalarını, yani uç dallara ve yapraklara kadar dalmamalarını söylemektedirler. Çünkü uç dallar, saplar ve yapraklar tabandaki bilgi işçilerinin alanıdır. Ne var ki, bu uygulama genelde başarılamaz. Çünkü üst yönetim burnunun ucuna bakmaktadır.
73. Burnunun Ucuna Bakma Bağımlılığı!
-------------------------------------
Şirketin faaliyetleri çeşitli yönetim kademelerinde ele alınıp, sonuçlandırılır. Ama insanların çoğu İkinci Bölüm başlarında genişçe incelediğimiz üzere, âcil bağımlısıdır. Sıkışmadıkça harekete geçemezler. Zorlanmadıkça başlarını kaldırıp ufka bakmazlar. Dar çerçeveden bakmaya şartlanmış gibidirler. Basit bir misâl vermek bakımından, bu işleri günlük, aylık, uzun vâdeli sürelerle tasnif edelim. Yönetim kademelerini de; üç kademe ile sınırlandıralım. Sonra en başarılı ve en başarısız işletmeler için, yönetim kademelerinin hangi vâdelerde ne ile meşgul olduğunu işâretleyelim;
İşler ve Projeler İçin Harcanan zaman % olarak:
RESİM
Tablodaki rakamlar, yazarın iş hayâtındaki müşahedelerine dayanmaktadır. Konuyu îzâh maksadıyla konulmuştur.
Tablonun yorumundan çıkan önemli sonuç şudur: başarılı işletmelerde üst yönetim uzun vâdeli işlerle meşgul oluyor, kısa vâdeli işleri tamâmen alt birimlere devrediyorlar. Başarısız işletmelerde ise, bütün yönetim kademeleri gündelik işlerle zamanlarını harcıyorlar. Ben buna "Burnunun ucuna bakma bağımlılığı!" diyorum. Yani yukarıdaki resimde ağacın kök, gövde ve birkaç ana dalına değil, binlerle, milyonlarla yapraklarına(rutin günlük işlere) takılıp kalma hâlidir.
Senge(s. 328) zaman yönetiminin emirle değil, örnek olarak etkili bir şekilde çözülebileceğini söylüyor ve devam ediyor: "Eğer üst düzey yöneticiler bir iş gününde yirmi soruna el atıyorlarsa, ya şirkette lokal olarak halledilmesi gereken birbirine benzer sorunlarla uğraşıyorlar, ya da karmaşık meselelere yeteri kadar vakit ayıramıyorlar demektir. Her ikisi de yönetim işinin kötü ele alındığının göstergesidir". "Tepedeki insanlar neden promosyona ihtiyaç duyulduğunu düşünmek yerine, sürekli olarak promosyonun nasıl yürütüleceğine dair karar alırlar. Ya da ürünlerinin müşterilerin bilinen ve bilinmeyen(örtülü) ihtiyaçlarına ne derece hizmet ettiğini araştırmak yerine, belirli bir müşteriye nasıl satış yapılacağını tartışırlar" diyor. Tüm yöneticiler organizasyonlarının mimarisini düşünmeye ne kadar zaman ayırıyorlar? Uzmanlar üst yönetimin zamanlarının %25'ini bu maksatla kullanmaları gerektiğini bildiriyor. Eğer yeterli değilse neden değildir? İş baskıları mı zaman ayırmamızı engelliyor, yoksa biz mi kolaycı davranıyoruz? Burnunun ucuna bakma bağımlılığından kurtulmanın çaresi uzağa bakmaktır. Ağacı yapraklarından ve ince uç dallarından tıraşlanmış şekliyle düşünebilmektir. Günlük bakış darlığından ve âcil baskısından kurtulmaktır. Kriz hattını mümkün olduğu kadar az kullanmak, gaflet hattına ve ıvır zıvır hattına hiç girmemektir. Uzun farları yakıp, Denge ve Başarı Hattında sebatla ilerlemektir.
Prosesler gibi, zaman da şirketin ortak kaynağıdır. Birinin işini aksatması diğerinde beklemeye ve bâzı noktalarda da yığılmaya yol açar. Üst yönetimin günlük işlere yönelmesi, kendilerinin sorumluluğunda olan uzun vâdeli ödevleri ihmal etmeleri sonucunu doğurur.
Eğer herkes kendi işini tam ve vaktinde yaparsa herhangi bir tıkanma veya boşluk doğmaz. Bu bize toplam nitelikli zaman kavramını hatırlatmaktadır(Scoot, 1997, s.7). "Geleneksel üretimde kötü kaliteli işlerin verdiği zarar, genel giderlerin yüzde 20 ya da yüzde 30'unu oluşturur. Eğer bütün üretim işlemleri ilk defasında ve her seferinde doğru yapılsaydı, bu zararlar ortaya çıkamayacaktı. Hizmet işlerinde kötü kaliteli hizmetin verdiği zarar toplam giderin yüzde kırkını tutacak kadar büyük olabilir. Kötü kaliteli işler yüzünden zamanınızın ne kadarını iş kovalamak, kontrol etmek, özür dilemek, şikayetleri dinlemekle, sorunlarla ve krizlerle geçiriyorsunuz? Herkes işini doğru dürüst yapsaydı ortaya çıkmayacak bu işlerle uğraşmak ne kadar zamanınızı alıyor?" Böylesi sebepler yüzünden birçok üst yönetici denge ve başarı hattındaki görevlerini ihmal edip, günlük yönetim işi üzerinde yoğunlaşırlar. Yukarıdaki tabloda başarısız işletmelerde üst yönetimin zamanının %90'ını günlük işlerle heba etmesinin sebebini şimdi daha iyi anlayabiliyoruz. Oysa böylesi bir odaklanma, liderliğin ihmalinden doğan sorunlar yüzünden yönetime daha fazla iş çıkarır.
İzmir Belediyesinde görev yaptığım zamanlar üst yönetimden bir dostum "Masasının üstü sarı kâğıtlarla(post-it) örtülü adam" olarak ün yapmıştı. Her telefon çalışında(tetik çekildiğinde) bu dostumuz bir post-it çekiyor, aldığı notları masasının görünür bir yerine yapıştırıyordu(yaprak üretiyor). Gün ilerledikçe, ziyaretçilerle görüştükçe bu notlar çoğalıyor ve bunları dizmek de ayrı bir iş hâline geliyordu... Fırsat bulduğu aralarda ise bu notlardan birini çekiyor, müdürüne telefonla talimat veriyor, sonra da o kağıdı çöpe atıyordu. Az ilerdeki etajerde "beklemede" olan Büyük Kanal Projesine(ana dal) bir türlü sıra gelmiyordu. Çünkü dostumuz güne o kadar yakın bir çekimle bakıyordu ki sâdece masasının üstünde duran "sarı kâğıtlara" odaklanıyordu. Günlük plânlama dediğimiz şey, bu örnekte olduğu gibi, krizleri öncelik sırasına sokmağa uğraşmaktan ileri gidememektedir. Âcil işler, önemli işlerin yerini almaktadır.
68. Maddede kendi günlük işlerimin listesini çıkarıp "ne kadar çok çalıştığımı" anlattıktan sonra bâzı yanlışlarımın ve eksiklerimin bulunduğunu da itiraf etmiştim. Diğer misalleri de katarak basit bir genelleme yapacak olursak:
- Eksiklerimizin birincisi sâdece günlük programlarla yetiniyor olmamızdır. Zamana sâdece günlük perspektifle bakınca gaflet hattına düşebiliriz veya ıvır zıvır işlerle kendimizi aldatırız. Günlük program yalnızca önümüzde duranı hatırlatır. Arabanın sâdece kısa farlarını kullanmak gibi bir şeydir bu. Hemen önümüzde olanı görürüz, ama uzakta ne var, yol açık mı, bir viraja mı giriyoruz bilemeyiz, yön levhalarını önceden göremeyiz, etkili olacağımız hıza da çıkamayız.
- Eksiklerimizin ikincisi de günlük programımızı sâdece mesai saatleriyle sınırlı tutmuş olmamızdır. Bu işkolik bir yaşayışın sinyallerini vermektedir. Hayatım ve benim ihtiyaçlarım sâdece iş saatleri arasında yatmıyor ki. Mutluğum sâdece işimde başarılı olmakla sağlanmıyor ki. İkinci bölümde işle ilgili ihtiyaçlarımızın bütün içinde sâdece bir dilim tuttuğunu, Âb-ı hayat Fıçımızın tek parçadan oluşmadığını hatırlayalım.
- Demek ki sabah kalkıştan, akşam yatıncaya kadar yaptıklarımız programımızda olmalı. Böylelikle bürodan ayrıldıktan sonra da yapmamız gereken şeyler olduğunu görecek ve onları ihmal etmeyecek şekilde zaman ve enerjimizi kullanma imkânı bulabileceğiz. Meselâ akşam yemeğinden sonra bir süre istirahat edip, 21:00 sularında başka bir semtte oturan akraba ziyaretine gideceğimizi önceden programımızda görerek davranmakla, hiç hesaba katmayıp, evde geç vakit hatırlamak ayrı şeylerdir. Önceden bildiğimiz şeye kendimizi hazırlarız. Ama geç vakit vücut gevşeyip, yorgunluk bastırınca muhtemelen vazgeçeriz veya zorlanırız.
Uzun vâdeli düşünmeyi(yani gövdeye, ana dallara ve görünmeyen köklere bakmayı) iş hayatımızın dışında, davranışlarımız açısından da yapmalıyız. Alkol ve uyuşturucu kullanmak gibi, aşırı yemek(oburluk), aşırı çalışmak(âferin bağımlısı), sigara içmek, çok uyumak, dedikodu etmek, çocuğuna bağırmak, açık saçık fıkralar anlatmak, ..vb hep bağımlılık sayılan davranışlardır(Smith, 215). Bağımlılık kısa vâdeli tatmin uğruna uzun vâdedeki huzuru heba etmektir. Dikkat ediniz bu bağımlılıkların her biri insana kısa süreli bir doyum verir. Ama uzun vâdede mutsuzluk kaynağıdırlar. Yanlışlarımızın temelinde, hep yapraklar uğruna dalları ve gövdeyi, hatta kökleri ihmal etmek yatmaktadır.
Bu yanlışları düzeltmenin çaresi zamana daha geniş açıdan, uzak perspektifle bakmaktır.
74. Geniş Bakış
---------------
Bir yıldan daha ileriye, beş yıl sonrasına, yirmi yıl sonrasına, hattâ daha uzaklara bakabilmek, tahminlerde bulunmak ve alternatifler geliştirmek gerektiğini yeteri kadar vurguladık. Ama hayat kesintisiz bir süreçtir. Günlük plândan uzun vadeye kadar tüm hayatımızı kesintisiz kucaklayan bir bakışa ihtiyacımız vardır.
Günlük kayıt cetvelimiz zamanımızı nasıl geçirdiğimizi bize göstermektedir. Ancak bizi sâdece önümüzde olana, bu güne odaklamaktadır. Bugünün ötesine de bakar ve önceliklerimize göre yaşar hâle gelmemiz lâzımdır. Eğer çalışma düzenimizde haftalık ve aylık programlara da yer vermeyi başarabilirsek, uzak farları da elde etmiş olacağız. Haftalık ve aylık programlar işlerimize daha yukardan geniş olarak bakmayı ve önemli işlerle, ikincil ve daha sonraki talî işleri bir çırpıda görmeyi sağlar.
Bendeniz uzun yıllardır deneme yapıyorum. Ne zaman ki günlük zaman hesaplarının üstüne çıkabildim ve BU AY EN ÖNEMLİ İŞİM (veya işlerim) NEDİR? diye sormayı başarabildim işte o zaman gerçekten çok faydasını gördüm. Çünkü ağacın yapraklardan ibaret olmadığını o zaman fark ettim! Eğer bir ay ilerisini gerçekçi olarak düşünebiliyorsanız, bundan sonrası kolaydır. Bir aylık iş veya hedeflerinizi uygun haftalara görev olarak pay eder ve onlar üzerine yoğunlaşırsınız. Ayrıntılar hafta içindeki boşluklara girer ve çıkar. Ayrıntıları yapamaz isek kayıp sayılmaz.
Unutmayalım; günlük, haftalık, aylık ve daha ilerisi için programlar yapmaya başlamadan önce, ikinci ve üçüncü bölümlerde sözünü ettiğimiz üzere, hayatımızda gerçekten önemli olan şeyleri bilmemiz gerekir. 56-58. Maddelerde ele aldığımız hayattaki kişisel hedeflerimizi, şirket hedeflerini, işimizdeki hedefleri hatırlayalım. Bizim için en önemli olanlar onlardır.
Bu maksatla haftada(veya ayda) bir defa bütün iş kayıtlarımızı, randevularımızı, bekleme dosyalarımızı, proje çekmecemizi, cep ajandamızı ve hâlâ bekliyorlarsa masamıza yapıştırdığımız "unutma!" notlarını, varsa hafta içinde sekreterimize "hatırlatması için" yazdırdıklarımızı topluca bir gözden geçirmeliyiz(Kayıt tuttuğumuz yerlerin sayısı ne kadar az olursa o kadar iyidir) Bütün bunları yaparken ailemize, çevremize, sosyal faaliyetlere, kendimize de zaman ayırmak gerektiğini unutmayarak, gelecek haftaya önemli saydığımız birkaç(bana göre üç) ödevimizi serpiştirmeliyiz. Serpiştirirken her birinin ne kadar zaman alacağını gerçekçi olarak yazmaya çalışmalıyız. Meselâ: Pazartesi günü ürünlerimiz için birçok parçayı üreten taşeron şirketin Genel Müdürü ile kalite konusunu görüşmek, Çarşamba günü şirketin İcra Kuruluna iştirak etmek, Cuma günü öğleden sonra bayiler toplantısında konuşmak o haftanın en önemli üç işi olabilir. Haftanın bütün günlerini, günün bütün saatlerini doldurmamaya da özen göstermeliyiz. Aradaki boşluklar hafta içinde çıkacak öngörülmemiş önemli işler için kullanılacaktır.
Ne kadar titiz ve programlı çalışırsak çalışalım o gün veya o hafta için plânladığımız işlerde değişiklikler yapmamız gerekebilir. Her an yeni ve önemli bir bilgi gelebilir ve günü ve haftayı tekrar programlamamız gerekebilir: Önemli bir müşterimiz görüşmek istediğinde, "bugün git yarın gel" diyemeyiz. Dememeliyiz. Dinozor şirketlerde eski âdet belki devam ediyordur, ama "müşteri odaklı" şirketlerde müşteriye kulak vermekten daha önemli bir iş yoktur! Başka bir günün programında bulunan "kalite değerlendirme toplantısı" yönetimin bir kararıyla bugüne alınmış olabilir. Şirketin patronu veya genel müdürü bizden bir ricada bulunabilir. İş takibi için âniden Ankara'ya uçmamız gerekebilir. Âmirimiz bir heyetin ağırlanması işini bize devredebilir. Böyle hallerde güne haftaya ve aya topluca tekrar bakmalı ve programımızı tekrar yapmalıyız.
Gleeson(1995, s.126) haftalık program yaparken zamanın yarısını kendimizce önemli, öncelikli saydığımız işlere ayırmamızı, kalan yarısını ise öngörülemeyen, hafta içinde çıkacak işler için kullanmak üzere esneklik payı olarak, boş bırakmamızı tavsiye etmektedir. Arada esneklik payı bırakmadığımız takdirde, program dışı her gelişme bizi cendereye alacak, panik havasına sokacak ve "kriz hattına" sapma riskimiz büyüyecektir.
Bunu yaptığımız takdirde dikkatimizi haftanın önemli işlerine, etkinliklerine yoğunlaştırabilir ve "denge ve başarı hattı" üzerinde ilerlemeyi başarabiliriz.
Hakkıyla hazırlanarak bir haftada üç önemli konuyu başaran tüm yöneticilere ödül vermelidir. Yoksa, hafta yine geçer, harman yine savrulur, ama dânesiz olur!. Bir akşam sinemaya gitmek, bir vakıf toplantısına katılmak, bir sergiyi ailece gezmek ve hafta sonunda Şâle Köşkünde ahbaplarla buluşmak veya Pazar günü Edirne'ye kadar uzanıp Selimiye'yi bir daha temâşâ edebilmek ancak günlük perspektifin dışına çıkıldığında başarılabilir. Sağlık uzmanları her gün on beş dakika yerine, gün aşırı otuzar dakika sıkı egzersiz yaptığımız takdirde fizikî yenilenme ve dinlenmenin birlikte sağlanacağını ifade etmektedirler. Bunları günlük olarak değil, ancak haftalık programla uygulayabiliriz.
Geniş bakış, "daha önemli" olanı haftanın veya ayın nirengi noktası olarak tanımlama imkânını bize verir. Büyük hedefleri, önemli olanları hafta ve ay içine dikkatlice yerleştirirken zihnimizde o hafta ve o ay sarf edeceğimiz zaman ve enerji yoğunluğunu tartmak ve kendimizi ayarlamak fırsatını da kazanırız. Konsantrasyon noktalarımıza veya "olmazsa olmaz" işlerimize psikolojik olarak hazırlanırız.
* Kavanozu Nasıl Doldurursunuz?
Haftalık ve aylık programı yapmak büyük bir turşu kavanozunu doldurmaya benzer. Turşu kurulacak sebzeleri kavanoza doğru doldurmak için, önce hırtlak, acur, patlıcan gibi büyük ve daha sert olanlar yerleştirilmelidir. Sonra domates gibi ikinci derecede büyük parçalar, daha sonra da sarımsak, süs biberi vb en küçük parçalar yerleştirilmelidir. Sirke ve tuzu ise en son koymalıdır. Kapta bir miktar boş hacim kalması da şişme payı olarak düşünülmelidir. Eğer bunun tersini yaparsak, büyük parçalara sıra geldiğinde yer kalmadığını veya sığdıramadığımızı görürüz. Haftalık programlarımızı yaparken bu misali hatırlayabiliriz. Birkaç haftalık deneme sonunda önemli şeylerin ne olduğu ve gelecek yedi gün içinde bunlara nasıl öncelik tanıyacağımız hakkında sağlıklı düşünme alışkanlığı elde ederiz.
Geniş bakarak ve büyük, önemli hedefleri görerek başarı yolunda ilerlemek tecrübe işidir ve zamanla kazanılabilir. Bu maksatla bir sonraki haftanın, ayın programını tasarlarken önce şu soruları sormalı ve dersler çıkarmalıyız:
- Geçtiğimiz hafta en önemli işlerim ne idi?
- Hangi kararları verdim?
- Karar verirken önemli olanları seçtim mi?
- Hangi hedeflere ulaştım?
- Hangi zorluklarla karşılaştım?
- Tatmin olmamış veya ihmal ettiğim bir ihtiyacım kaldı mı? Kişisel bütünlüğü gözetebildim mi?
- Bu haftanın uygulamasından kendime hangi dersleri çıkardım?
Sonra da bir haftalık veya aylık geleceğe yönelip şöyle sormalıyız:
- Bu yapılacak işler arasında en önemli olanları hangileri?
- Bunlardan hangilerini tehir edebilirim?
- Hangilerini başka arkadaşlarıma devredebilirim?
- Hiç yapılmayıp, gündemden çıkarılabilecek olanlar var mı?
- Haftaya ve aya baktığımda fıçımın "tahtaları" tamam mı?
Hayat bölünmez bir bütündür. Bu tarzda sınama yanılma ve düzeltme yaparak kendi çalışma kimliğimizi kazanır, zamanı değerlendirme melekemizi geliştirebiliriz. Yolumuza uzak farlarla devam etmek, coğrafyayı geniş bakışla incelemek alışkanlığını kazandığımızda, bir günün içine koyamayacağımız ama hafta içine birini, ay içine birkaç tanesini yerleştireceğimiz ihtiyaçlarımızı tatmin ederek, dengeli ve başarılı bir aile, meslek hayatımız olur. Hayattan beklediklerimiz ve çeşitli ihtiyaçlarımız arasında bağlantılar kurarken, bir rolde kendimizi yenilemenin diğer rollerde de yenilenme meydana getirdiğini, bir sinerji kazandığımızı fark ederiz. Özel amaçlarımız ile çalıştığımız şirketin hedefleri ne kadar örtüşürse, katkımız o nisbette büyük olur ve bundan çok haz duyarız. Müşterilerimize verdiğimiz hizmet veya eğittiğimiz, birlikte çalıştığımız insanların yetişip gelişmelerine yaptığımız katkı bizi mutlu eder.
Prof. Covey bu konuda şunları naklediyor: "Haftalık plânlama yapmaya başlamadan önce, mesai saatinin tamamını gerekli gereksiz, önemli önemsiz şeylerle doldururdum. Sâdece günümü plânlardım! Sonra her telefon çalışında kan beynime sıçrardı. Her toplantıya katılır, her çağırılan yere gitmeye çabalardım. Şimdiyse, "Orada olmayı çok isterdim, ama o saatte başka birisine verilmiş sözüm var," diyebiliyorum. Bazen de, işteki önceliklerimi(haftanın nirengi noktalarını) hatırlayarak önemsiz bir randevumu iptal edebiliyorum. Şayet randevu önemliyse, başka bir zamana kaydırabiliyorum. Haftalık programıma önemli olmayan hiçbir şeyi almıyorum".
İşini günlük, haftalık ve aylık perspektiflerle düşünme alışkanlığını kazanmış bir dostumuz da şunları söylemişti: "Çalışma arkadaşlarım ve zamanımın çoğunu birlikte geçirdiğim yakınlarım da bu alışkanlığı kazandılar. Bu alışkanlık başkalarının beklentilerini de açıklığa kavuşturmamıza yardım ediyor. Randevularımızı aşağı yukarı hangi günlere ve saatlere dağıtacağımız hakkında, ne zaman boş vakitlerimiz olduğu hakkında aynı şeyi yapabiliyoruz. Kim kimin ne zaman müsait olup olmadığını, konsantrasyon anlarını biliyor. Mesai arkadaşlarımızla esnek zamanlarımızı da uyumlu hâle getirdik. O vakitlerde bir köşede buluşup, neşeyle lâflıyoruz. Kimse kimsenin yolunu, emrivaki ile kesmediği için de içimizde bir gerilim ve olumsuzluk kalmadan, ferahlayarak dağılıyoruz. Artık zamanımı yeterince değerlendirdiğimi fark ediyorum. Eskiden sürekli, günün saatleri ve haftanın günleri yetmiyor, çok fazla işim var, deyip dururdum. Bazen eski alışkanlıklarım depreşiyor, ama artık yere sağlam bastığımı ve dengede olduğumu bilmek beni rahatlatıyor ve hemen kendimi ayarlayabiliyorum. İşte beklemeye tahammülü olmayan sıkışıklıklar, yetiştirilmesi gereken şeyler yine oluyor, ama kendime zaman ayırabileceğimi ve bunun bir âcil müşteri sorunu veya başka önemli bir şey olduğunu bilmek içimi rahatlatıyor. Eskiden günün her saatini programlamam ve kavanozu tıka basa doldurmam gerektiğini sanırdım. Şimdi ise asıl olanın her türlü önemsiz işi programlamak değil, önemli işlere öncelik vermek olduğunu kavradım".
75. Sessizlik Zamanı ve Plânlama
--------------------------------
Zamanın çoğaltılamayan, satın alınamayan, ödünç verilemeyen, saklanamayan, hızlandırılıp yavaşlatılamayan ama herkese demokratik olarak dağıtılmış bir kaynak olduğunu belirtmiştik. Zamanı artırmak ve tasarruf etmek mümkün değil ise de, zamana yatırım yapmak mümkündür. Bu kitabın okuyucularına kazandırmak istediği bir disiplin de budur: Zamana yatırım yapmak.
İktisadî bir faaliyet olarak yatırım nasıl olabilirlik ve kârlılık hesabına dayanırsa, zamana yatırım da doğru işleri ve doğru görevleri eksiksiz olarak ve önem sırasına göre yapmaya dayanır. Bir öncelik sırasına dizerken zaman katsayımızı artıracak şekilde hareket etmiş oluruz. Plânlama yaparak fıçımızda eksik tahta(eksik bir rol) kalmamasını sağlarız. Bunun için bugünden yarına geniş bir bakışla hayattaki hedeflerimizi, işimizdeki önceliklerimizi bütün olarak düşünmeli ve her gün bir miktar zaman ayırmalıyız. Evet yanlış okumadınız, bu iş için her gün kendimize zaman ayırmalıyız. Smith(s. 125) bu işi o kadar önemli görüyor ki "eğer" diyor "size tek bir şey yaptırabilme şansım olsaydı, bu da, her sabah on beş dakikayı gününüzü plânlamaya ayırtmak olurdu".
Bizim sessizlik zamanı dediğimiz bu süre denge ve önem hattındaki işlerimizi programlamak için kullanılacaktır. Her sessizlik zamanı 56-58. maddelerde sözünü ettiğimiz kişisel hedeflerimizi, iş ve meslek hedeflerimizi gönlümüzde hissetmemize yarar. Tüm listemizi gözden geçirip, artık hayatî olmaktan çıkmış hedeflerimiz varsa onları sileriz. Hayatımız yeni biçimler aldıkça, yeni amaçlar ekleriz. Böylece hep canlı bir zihin haritamız olur. Gün be gün denge ve başarı hattında yürüyeceğimiz, gerçekten önemli olanlarla meşgul olacağımız saadetli bir hayatı sessizlik zamanı ile programlayabiliriz.
Eğer kendi önceliklerimiz ile çalışmaz isek, unutmayalım ki bu zaman yine akıp gidecektir. Ama ne var ki o zaman başkalarının bizim için çizdiği programa uyup, onlar namına çalışmış olacağız.
Her gün plânlama için zaman ayırmadığımızda ne olur? Âcil baskısından, yakınımızdakilerin çekiciliğinden kurtulamayız. Günümüzü, haftamızı, aylarımızı krizlerle, burnumuzun önüne odaklanarak, alevlere su sıkarak geçiririz. Yol haritamızdan sapar, sıfır katsayılı gaflet ve ıvır zıvır hattında ömür tüketiriz. Zaman kemiricilerinin esiri oluruz. Ama günde çeyrek veya yarım saatimizi programlamaya yatırırsak rotamızı düzeltiriz, hem başarı ve tatmin duygumuzun artmasını sağlarız, hem de iki iş arasında daha az zaman harcarız. Programlamaya ne kadar çok zaman ayırırsak, o işi yapmaya o nispette az zaman harcadığımızı göreceğiz.
Plânlama bu kadar önemlidir de insanlar niçin yapmazlar? Bu konuda beş tane mâzeret ileri sürülür:
- Plân yapmaya vaktim yok! Bu mâzereti çok iyi anlıyorum. Yıllar önce, "Zaman Hırsızlarından Korunmak" konulu ilk konferansımı tamamlayıp notlar dağıtmıştım. İki hafta sonra o konferansı dinleyenlerden birisi telefon etti: "Muhsin bey", dedi "senin verdiğin konferans notlarını okumaya zamanım yok!" Yıllar geçti bu yönetici dostum 17. Maddede seyrettiğimiz görüntüleri sergilemeye devam ediyor. Âcil ve ıvır zıvırla meşbû vaziyette, okumaya zaman bulmak için çalışmaktadır! "Plân yapmıyorum çünkü vaktim yok" mazeretine sığınanlar, plân yapmanın kendileri için televizyon seyretmek, gazete okumak veya yirmi dakika fazla uyumak kadar önemli olmadığını söylemektedirler. Onlar belki gerçekten neler kazanacaklarının farkında değildirler. Belki de hayatlarının rasgele sürüklenip gitmesinden memnundurlar. Güne ne yapacağınızı, niçin yapacağınız, nasıl yapacağınızı düşünmüş olarak başlarsanız ne mi olur? Akışın arkasından sürüklenmezsiniz. Değerlerinize, önceliklerinize sâdık yaşamak üzere proaktif hareket eder, denge ve başarı hattında yürürsünüz.
- Ben zâten ne yapacağımı biliyorum. Bir de plân için neden zaman harcayayım? Her zaman yapılması gereken, bildiğimiz rutin işler vardır. Bunlar bâzen günün büyük bir kısmını götürür. Ama temel değerlerimizle, hayat hedeflerimizle, şirketimizin hedefleriyle ilgili işleri ne zaman yapacağız? Bunlar aklımızda olsa bile, zaman yatırımı yapmadığımız takdirde, hep bir heves olarak kalacak demektir. Rutin işlerden hangilerini gündemimizden çıkarıp, hangi önemli işlere yer vereceğimizi programlamalı ve uygulamalıyız. Ne demiştik "Ayinesi(aynası) iştir(yaptıklarıdır) kişinin. Lâfa bakılmaz!"
- Plân yapmanın faydasını görmedim. Günüm çok bölünüyor. Bu da sık rastlanan bir mâzerettir. Sabah büromuza vardığımızda, daha paltomuzu çıkarmadan, çantamızı bile açmadan çalan bir telefona(âcil baskısı) sarılıp, işe başlarsak. Yahut kapıdan girerken karşılaştığımız bir çalışanın "çok acele yardıma ihtiyacım var" diyerek kucağımıza boca ettiği dosyayı açarak başlarsak, daha mı az bölünür ve daha doğru mu yöneliriz? Bölünmeler plân yapmamak için bahane olamaz. İşlerin sürekli kesintiye uğramasının ara sıra görülmek yerine, kural haline geldiği bir ortamda, işlerin ya da onları yapmak için gerekli zamanın elimizdeki zamana denk gelmesi için çok dikkatli bir plânlama yapmalıyız. Eğer zamanınız kısıtlıysa, işleri başka işlerin arasına sıkıştırabilmek için ufak parçalara ayırmayı deneyin.
- Başka bir mâzeret: Uzun bir iş listesi olduğunda kendini kısıtlanmış hissetmektir. Kimse önünde boğucu bir iş listesinin durmasını istemez elbette. Oysa bunun çözümü, plânlamadan kaçınmak değil, plânlarınızı size daha fazla özgürlük sağlayacağını düşünerek anlamlı ve etkin bir biçimde yapmaktır. Unutmamalıdır ki, kontrol gücü listede değil, sizdedir. Plânlarınız esnek olsun. Hepimizin ara sıra boş vakte ihtiyacımız vardır. Plan yapmak her gün için kesin bir şart değildir. Aynı ilke günlük iş listesi için de geçerlidir. Günlük planlar bir araçtır ve görevi hedeflerimize ve önceliklerimize odaklanmamızı sağlamaktır. Planlama bir dosttur, bir düşman değil. Plânlama yapmak suretiyle kontrolü ele aldığımızı unutmayalım.
- Nasıl plânlayacağımı bilmiyorum. Aferin. Böyle söyleyeni kutlamalıyız. Genelde çoğumuz bu sınıfa gireriz. Zaman zaman bir kenara yazdığımız "yapılacak işler" listesini plânlama zannederiz. Bunun zararı yoktur, ama önemli bir faydası da yoktur.
• Programlamanın Adımları:
- İlk adım dikkatimizi toplayacağımız sakin bir köşe bulup, kendimize SESSİZLİK ZAMANI ayırmak ve bir YAPILACAK İŞLER LİSTESİ çıkarmaktır. Bunu herkes kendini baskı altında hissetmeyeceği, vicdanının sesini dinleyerek hareket edebileceği, sâkin bir köşede(günün başında veya sonunda) kahvesini yudumlarken yapmalıdır. Haftalık programlarımız için ise tercihen hafta sonunda bir sessizlik zamanı bulmalıdır. Sessizlik saatimizde o gün, o hafta veya o ay, o yıl için neler yapmamız gerektiğini düşünüp, notlar alırız. Kaçıncı sırada yazdığımız mühim değil, ama mevcut kayıtlarımızda veya zihnimizde yapılacaklar namına ne varsa alt alta yazmalıyız. Yapılacaklar listesi hazırlamak ve yenilemek için özel günler düşünebilirsiniz. Meselâ yeni bin yıla giriyoruz. Bu iyi bir başlangıç olabilir. Doğum yıldönümümüzü unutmadığımız için yıllık listemizi hazırlamak veya mevcut olanı gözden geçirip, ilâveler, değişiklikler yapmak için iyi bir fırsattır. Doğum yıldönümümüzde(veya evlenme tarihimizde) yılda bir defa üç saat ayırıp, uzun farlarla bakmaya, rotamızı düzeltmeye, yeni hedef koymaya değmez mi?
- Bir Yöneticinin Ajandasından: 2000'DE YAPACAKLARIM(İDEM, 1999)
- Sigarayı mutlaka bırakacağım.
- Düzenli bir şekilde spora başlayacağım.
- Komple sağlık kontrolünden geçeceğim ve sağlığımı koruyacağım.
- Şeker, tuz, kafein gibi maddelerin kullanımını en aza indireceğim.
- Sakin ve dikkatli araba kullanacağım.
- Gelecek yaz tatile gideceğim.
- Daha az televizyon izleyip, daha çok kitap okuyacağım.
- İnternet ve bilgisayarı çok iyi öğreneceğim.
- Elektronik ticarete kafa yoracağım.
- Yerime adam yetiştireceğim.
- İş'te kendimi lüzumsuzlaştıracağım.
- Katma değeri olmayan işlerden uzak duracağım.
- Çalışanlara güveneceğim, inanacağım, seveceğim.
- İşim ile ilgili gazete ve dergilere abone olacağım.
- İşim ile ilgili internet sayfalarında günde bir saat gezeceğim.
- Ayda en az bir konferansa katılacağım.
- Ayda en az bir seminere katılacağım.
- Yönetim, strateji, eğitim, iletişim, pazarlama ve bilişim danışmanlarından yararlanacağım.
- Genel kültürümü geliştirmek için yabancı bir ülkeye gideceğim.
- Sene sonunda rahat bir şekilde İngilizce konuşur hale geleceğim.
- Sinirime hakim olup daima gülümseyeceğim.
- Hiç kimsenin kalbini kırmayacağım.
- Hiç kimseyi tenkit etmeyeceğim.
- Herkese güler yüz, tatlı dil göstereceğim.
- Kazandığım tecrübeleri yazacağım.
- Gençlere faydalı olacak bir projeyi kendime hobi edineceğim.
- Ve bu saydığım maddelere sonuna kadar uyacağım.
- .............................
- Yazmanız bittiğinde minimum yasasına göre ihtiyaçlarınızdan birini ve birkaçını EKSİK BIRAKMADIĞINIZDAN EMİN OLUN. Eğer eksik varsa(meselâ ailenizle, kişisel gelişmenizle, sağlığınızla ilgili yapılacaklar yazılmamış ise) hemen yazın. Meselâ yukarıdaki maddelere şunları ilâve edin:
- Karımı hiç dövmeyeceğim,
- Oğlumla(kızımla) her akşam on beş dakika geçireceğim, uyurken onlara masal okuyacağım, sevgimi göstereceğim.
- Üç yıldır gitmediğim ata yurduma gidip, 10 gün kalacağım, akrabamı, dostlarımı ziyaret edeceğim.
- Meslekî bir dergide üç ayda bir makale yazacağım.
- Şirketin benden istediği "Yatırım Projesini" ... günü yönetime sunacağım.
- "Şirketlerde Eğitim" kitabını en geç Nisan ayında yayına hazır hâle getireceğim.
- İDEM şirketini üç yılda on merkezde örgütleyeceğim,
- Beş yıl sonunda Türk Cumhuriyetlerinde İDEM’ in birer şubesini açacağım.
- Evin depremde zarar görmüş sıva çatlaklarını düzeltip, yeni kâğıt döşeteceğim.
- Nisan ayında tüm kışlık elbiselere kuru temizleme yaptıracağım.
- Yazlıktaki bahçenin ağaçların budayıp, yeni çiçekler dikeceğim.
- Ağustos ikinci yarısında Fatsa’da 15 gün tatil yapacağım.
- İnşallah üç yıl içinde Erzurum, Sivas, Aksaray ve Edirne tarih beldelerini gezeceğim. Her birinde 5-7 gün kalacağım.
- Eylül ayında Paris HEC yönetici geliştirme kursuna katılacağım.
- İki yıl içinde bir fotoğraf sergisi açacağım.
- Vakıflarda dört ayda bir konferans vereceğim.
- ..............
- Tekrar hatırlatıyorum bu liste bu gün, şimdi yapılacaklar listesi değildir. Bu hafta veya bu ay, bu yıl yapılacaklar listesidir. Bendeniz programımı(fıçımı) aylık düşünüyorum. Çünkü çok denedim, dengeli ve başarılı bir hayat için tüm görevlerimi en erken bir ay içinde döndürebiliyorum. Meselâ ailece evden uzaklaşıp, farklı bir mekânda yemek yiyip, birlikte gezmeyi ancak bir ay içinde yakalayabiliyoruz. Eğer haftalık programla yetinirsem, bâzı görevlerime yer bulamıyorum. Alıştığımız nükte ile söyleyeyim; eğer programımı haftalık yaparsam bâzı tahtaları eksik kalıyor! Ama bir ay içinde olmazsa olmaz tüm medenî ihtiyaçlarımıza, arayışlarımıza imkân bulabiliyoruz. Bâzılarınızın aklına şöyle sorular takılmış olabilir: Bir ay içinde de yer bulamayacak, ancak daha uzun vâdelerde veya özel tarihlerde yer alabilecek işlerimiz, görevlerimiz vardır. Meselâ uzak şehirdeki ana babayı, akrabayı ziyaret etmek(sıla-i rahim yapmak) her ay mümkün olmaz, diyebilirler. Doğrudur. Böylesi ihtiyaç ve vecibelerimiz, yıllık izin, uzun süreli gezi, bayram etkinliklerimiz, doğum, evlenme yıldönümü gibi özel günlerimiz, şirketin bütçe çalışmaları, süresi kanunla tesbit edilmiş bulunan bilânço bildirimleri, vergi ödemeleri hep yıllık takvimimizin, ilgili gün veya günlerinde yer alacaktır. Bunları her yılın başında yeni ajandamıza kaydetmeliyiz.
- Önünüze çok uzun bir yapılacak işler notu çıkabilir. Aldanmayın, telâşa da kapılmayın. Listeniz daha elenmediği için çok görünüyor. Listenizi süzün; hayattaki hedeflerinizi, uzun vâdeli hedeflerinizi, şirketinizin hedeflerini, temel değerlerinizi hatırlayın. Sonra yukardan aşağı alıcı gözle bir daha bakın. Muhtemelen listenizdeki birçok satırın üzerine çizgi çekeceksiniz. Onlar olmasa da fark etmez. Listenizde kalanlar ÂB-I HAYAT FIÇINIZI TAM ÖRTÜYOR MU? Eğer bir veya birkaç tahtası eksik ise tamamlayın. Fıçınızı bir ayda döndüremiyorsanız, programınızı iki aya , üç aya ama mutlaka tam çevrim elde edeceğiniz bir döneme kadar uzatın. Hiç mahzuru yok yeter ki tahtası tamam bir fıçınız olsun. Bütün ihtiyaçlar öngörülmüş olsun.
- Fıçınızın bâzı dilimleri için birden fazla tahta varsa ne yapmalıyız? Mesela üç ayrı proje, iki tane eğitim semineri, okumak için dört kitap, beş defa eş-dost ziyareti yapmak listenizde varsa ne yapacaksınız? Onun da çözümü var: Aynı ihtiyacı tatmine yönelik birden çok alternatif veya teklif olduğunda, her birine (1, en önemli), (2, orta derecede önemli), (3, az önemli) diye notlar verin. Örneğimize dönersek üç ayrı proje(P) var. Demek ki bunlar kendi arasında P1, P2, P3 olarak, iki tane eğitim(E) semineri E1, E2 olarak, dört kitap(G) G1,G2,G3,G4 olarak, beş tane eş dost ziyareti(T) T1,T2,T3,T4,T5 olarak numara alacaktır. Fıçımızın diğer dilimleri listemizde birer defa tekrarlandığı için sıra numarası almasına gerek yoktur. Böylece önümüzde ihtiyaçlarımızın tamamını karşılayan bir liste bulunmaktadır. Bu listeye ÖNEMLİ İŞLER LİSTESİ adını veriyoruz. Fıçımızın her dilimi önemlidir. Yani şirket işleriniz, aileniz, sosyal faaliyetler, kişisel gelişme, sağlık-spor, dinî vecibeleriniz, seyahatleriniz vs hepsi önemlidir ve unutulmamıştır.
- Şimdi atılacak adım listemizdeki her bir işimizin, görevimizin ne kadar zaman alacağını gerçekçi olarak değerlendirmektir. HER İŞİMİZE ZAMAN BİÇMEKTİR. Meselâ ilk projenin(P1) ne kadar, P2 ne kadar, P3 ne kadar zaman gerektirdiğini gerçekçi olarak değerlendirmeliyiz. Eğer süre tahminlerimiz gerçekçi olmaz ise her şey birbirine girer ve kendimizi aldatmış oluruz. Bir haftada bir kitap okuyamıyorsanız bu ay G1,G2,G3,G4 diye sıra verdiğimiz dört kitabı okuyamayacağız demektir. Gönlümüzden geçmesi, yani istemek başka, yapabilmek başkadır. Yapabileceğimiz süreyi yazmalıyız. Eğer bu ay tek kitap okuyabilecek isek, bir tanesini seçip, diğerlerini listemizden sileceğiz. Ya da bu ayın değil, gelecek ayın listesine aktaracağız. Düşünüp, seçip oluşturduğumuz önemli işler listesinin işlerliği, her birinin süre taleplerinin ne olduğunu gerçekçi yazmamıza bağlıdır.
- Şimdi sıra FIÇIMIZI İNŞA etmeye gelmiştir. Önemli işler listemizdeki tüm eylemler bir ay içinde yapılmış olacaktır. Yani fıçı bir ayın sonunda tam olarak inşa edilmiş, tüm parçaları takılmış olacaktır. Ama bir sıra dahilinde takılacaktır. Bu işleme ÖNCELİK VERMEK diyoruz. Yani önemli işler listenizde olanlara ilk önce şu görevi, ikinci olarak bu görevi, üçüncü olarak o görevi, eylemi tamamlayacağım diye bir karar veriyoruz. İşlerimizin, ödevlerimizin, ihtiyaçlarımızın hangi sırayla gündemimize gireceğini kararlaştırıyoruz. Hayatımızın henüz çimentolaşıp, kesinleşmemiş, geçmemiş bu gününde ne yapmak, hangisinden başlamak veya devam etmek gerektiğini düşünüyor ve...
- Önceki maddede bildirdiğimiz şekilde kavanozu dolduruyoruz. Aşırı yükleme yapmadan bu günden başlayarak haftanın günlerine, gelecek haftanın günlerine, ayın bütününe tüm önemli işlerimizi serpiştiriyor, işaretliyoruz. Bu işleme de PROGRAMA İŞLEMEK adını veriyoruz. Bunu yaparken asla haftanın tüm günlerini ve günün tüm saatlerini tıka basa doldurmamalıdır. Üç tane önemli işin gerçek zaman ihtiyaçlarını dikkate alarak, haftanın üç gününe yerleştirmeyi ve hafta sonunda bu üç işi başarmış olmayı hafife almamalıdır. Günün veya haftanın boş gibi görünen esneklik vakitleri kaçınamayacağımız hesap dışı âcil işler, rutin bile olsa devredilemeyen işler için kullanılacaktır. Bu şekilde içinde bulunduğumuz haftanın, gelecek hafta ve ayların birçok gününe o dönemde bilinen ve üstlenilen tüm görev ve rollerimizi(iş, aile, sosyal, gelişme, sağlık ihtiyaçlarımızla ilgili tüm ödevlerimiz) ajandamıza yaymış oluyoruz.
• Dalış yapan önemli işler:
Peki öngörülmemiş yeni bir görev aldığımızda veya yeni bir işe de zaman ayırmak gerektiğinde ne yapılacaktır? Eğer bu iş âcil ve önemli ise, mevcut işimizi makul, durdurulabilir, ileride devam etmek üzere dondurulabilir bir safhaya getirip, yeni işe başlamaktır. Ama bunu yaparken âcil veya çok önemli olduğu için programımıza yeni giren işin ne kadar zaman alacağını değerlendireceğiz. Büyük bir ihtimalle günümüzün, ve haftamızın iş yükü ve önceliklerinin değiştiğini görüp, programımızda gerekli değişiklik ve kaydırmaları yapacağız. Meselâ yarıda bıraktığımız işe hangi gün, ne vakit devam edeceğimizi ajandamıza yazacağız. İşte haftanın boş bıraktığımız günleri bu şekilde "dalış yapan önemli işler" için kullanılacaktır. Eğer hiç esneklik günü kalmamış ise, bâzı işlerin başlama tarihlerini ileri tarihlere kaydıracağız. Bu iş ve program değişikliklerini önce kendi çevremize ve sonra tüm ilgili kimselere bildireceğiz. Günlük, haftalık, aylık programımızda en kolay değiştirilebilir, kaydırılabilir olanlar öncelik sırası az ve sâdece kendimizle ilgili işlerdir. Ama iki veya çok kişiyi ilgilendiriyorsa daha zor kaydırılabilir. Hele çok fazla kişiyi bağlayan bir toplantı varsa, bunu asla kaydırmamalıdır. Bu konuda özellikle üst konumda bulunan kimseler sorumludur. Çalışanların zamanları ve programları ile kolayca oynamamalıdırlar!
İş ortamında bulunanlar veya başkalarıyla birlikte hareket etmesi gerekenler, haftalık değerlendirme ve plânlama toplantısı yaparak bu işi halledebilirler. Bu maksatla meselâ cuma günleri 16:00'da şirketin toplantı odasında çaylı, ikramlı bir buluşma düzenlenebilir. Hatta oraya herkesin spor kıyafetleriyle gelmesini şart koşarak, arkadaşlarımızı yarış havasından uzaklaştırıp, rahat bir ortamda gelecek haftanın hepimiz için önemli arakesitlerini birlikte konuşup kararlaştırabiliriz. Böyle bir uygulamayı, çalıştırdığı insanları unutmuş(!) günümüz şirketlerine ehemmiyetle tavsiye ediyoruz. Böylece önemli olanı programlama, doğru yönelme, haberleşme ve koordinasyon bir çırpıda sağlanabilecektir. Üstelik iş arkadaşlarımızın da şevki artacaktır.
Aylık Programlar, sâdece önemli işleri gelecek haftaların günlerine yerleştirdiğimizde kendiliğinden ortaya çıkar. Zaman haritamıza daha yüksekten ve geniş perspektif ile bakma imkânı verir. Hayat Omurgamız dediğimiz denge ve başarı hattında ilerlemek için doğru yönü gösterir. O ay zarfında öncelikle üstünde duracağımız en önemli işleri ayırt etmemize ve doğru yoldan sapmamak için nirengi noktalarımızı görmemize yarar.
Cox ve Hoover((1998, s. 120) haftalık ve aylık programlama yaparken bir konuya dikkatimizi çekmektedirler: "Zamanlarını plânladıklarını söyleyen ve ceplerinden yalnızca küçük bir takvim çıkartan çok sayıda insan gördüm. Bu hem ayrıntılı bir zaman plânlamaya, hem de ayı bütün olarak gözünüzün önünde bulundurmaya yeterli değil. Her güne bir santimlik yer ayrılmışsa, oraya yalnızca "temizleyiciden elbiseleri al" notunu iliştirebilirsiniz. Ajandanızın veya takviminizin saatleri 15 dakikaya bölebilecek kadar ayrıntılı olmalı".
Bu maksatla kırtasiyecilerde çok çeşitli takvimli defterler ve plânlayıcılar satılmaktadır. Bunların illâ lüks deri ajandalar olması gerekmez. Alıştığımız veya şirketçe benimsenmiş birini kullanabiliriz. Ama özellikle bilgisayarlar için fevkalâde programlar geliştirilmiştir. Meselâ Microsoft Outlook 2000 programıyla günlük, haftalık, aylık programları her ân görebiliriz. Tıpkı arabanın uzun ve kısa farlarını kullanır gibi bir 'tık' ile birinden diğerine geçebilir, aylık programda tek cümle ile özetlenen notun ayrıntılarını görebilmek için hemen günlük sayfaya atlayabiliriz. Gözümden kaçar veya unuturum diyorsak, haftalık programın kenarında unutmamak için kaydettiğimiz 'notları' veya 'ödevler' mönüsüne kaydettiğimiz ikâzları, istediğimiz zamanda bize hatırlatmasını isteyebiliriz. Ne zaman istersek o vakit ekranda göstermek üzere ödevlerimizi(task) işaretleyebiliriz. Randevularımızı kaydeder, toplantı plânlayıcısını kullanarak telefon, kâğıt, sekreter kullanmadan, bürolar, binalar arasında gidip gelmeden toplantılarımızı programlayabiliriz. Aynı programla e-posta kullanabilir, bilgisayardan uzak kalacağımız bir yere giderken programlarımızın veya istediğimiz bir notun yazılı çıkışını alarak, yanımızda taşıyabiliriz. Eğer dizüstü bilgisayarımızı yanımızda taşıyorsak ayrıca çıkış almamıza gerek kalmayabilir. Bütün bunları yapmak için günün başında veya sonunda, istediğimiz her hangi bir vakitte on beş dakika "sessizlik zamanı" ayırmak yeter.
Bilgisayar kullanan okuyucularımıza hazır programların bu geniş kolaylıklarından faydalanmalarını, bilgisayarın takvim ve iş plânlama programlarını kullanıyorlar ise ayrıca bir de takvimli defter üzerine not almamalarını önemle tavsiye ediyoruz.
76. Hedefe Koşmalı, Korkmamalı, Sebat Etmeli
--------------------------------------------
Özel hayatımızda hepimizin, kuruluşlarda ise yöneticiler başta olmak üzere çalışan herkesin ne yaptığını, neden yaptığını, nasıl yapacağını bilmesi gerekir. Bu maksatla bir sessizlik zamanına ihtiyacımız olduğunu ve o zamanda neler yapılacağını inceledik. Oradaki adımların her biri, hem pusulaya hem de saate aynı anda bakarak günlük, haftalık, aylık ve daha uzun bir perspektif içinde ve önceliklerimizin(değerlerimizin) farkında olarak doğru yönde ilerlememizi sağlayan, gerektiğinde düzeltmeler yapmaya da imkân veren hayatî reflekslerimizdir. Ama yetmez. Kararlı da olmalıyız.
İhtiyaçlarımızın hiç birini ihmal etmemekte, değerlerimize sâdık kalmakta kararlı olmalıyız. Karar vermek basit bir dilek listesi yazıp, sonra kendimiz hiçbir şey yapmadan gerçekleşmesini beklemek değildir. Hiç kimse "ilgi duyarak" amacına ulaşamaz. Karar verip, tüm diğer alternatifleri kafalarından silenler, kendini adayanlar başarırlar. Belli bir vâdeden önce bütün hedeflerin gerçekleşmeyeceğini, ama gayretli ve sabırlı olduğumuz takdirde başaracağımızdan da şüphe etmemeliyiz. En başta peygamberler(aleyhimüsselâm) olmak üzere, tarihe mâl olmuş tüm liderler, kâşifler, yazarlar, sanatçılar, bilim adamları, sporcular, komutanlar, işadamları, yenilikçiler.. hepsi sebat ettiler. Dikkatlerini bir konu üstüne toplayabildikleri ve kararlılıkla amaca yöneldikleri takdirde, sıradan kişilerin bile, çok kabiliyetli kimselerin varabilecekleri başarılara imza attıklarını görüyoruz.
Önemli başarılar istiyor, büyük hedefler gözetiyorsak, rahatlık bölgelerimizden çıkmaya, zahmetli yokuşlara tırmanmaya ve terlemeye hazır olmalıyız. Maksadı olanlar için zahmet yoktur. "Maksadı olanlar deli gibidir" Onlar korkunun yolları üstüne çıkıp, kolaycı yan yollara saptırmasına fırsat vermezler.
İŞLER ZORLAŞINCA PES EDEN, MAYMUN İŞTAHLILAR ÖNEMLİ HİÇBİR ŞEYİ BAŞARAMAZLAR.
Bu kitap, ne de bir başkası size kararlılığı veremez. Bu sizin içinizdedir ve kendi iradenizle kullanılmayı beklemektedir. İnsan nereye bakarsa, neye odaklanırsa oraya gider. Bakmadığı ve yönelmediği bir yere kimse varamaz. Kararlı değilseniz ve sebat göstermez iseniz, her rüzgâr size bir yön çizecek ve savrulup duracaksınız. Bir çukurda sabitleşinceye kadar!
Yukarıdaki maddede açıkladığımız tarzda Günlük, haftalık, aylık veya daha uzun vadeli işlerimizi programladıktan ve hedefler tespit ettikten sonra, hoşumuza gitmese, zevkli görünmese bile çalışmamıza başlamalıyız. Hoşumuza gitmeyenleri tehir etmeye kalkarsak, bunun sonu gelmeyecek ve yığılacaktır. Şu halde birinci hedefe erişilmeden, aslâ ikinci sıradakine geçmemeliyiz.
Hiçbir işi yarıda bırakmayan yöneticileri "medeniyete, insanlığa bir lütuf" olarak niteleyen yazarlara iştirak eder misiniz? Tecrübeli şirketler, yöneticileri seçip işe alırken, özellikle onların geçmişte başlattıkları işleri uygulayış ve bitiriş biçimlerini araştırırlar. Kaç işe başladığı, ne kadarını bitirdiği önemli bir ölçü olur. İşi bitirmesi kadar, teknolojik eskime, elektronik iletişim kolaylıkları vb. sebeplerle, önceden başlatılmış bir projeyi olduğu gibi bırakıp, derhal olması îcâp eden yeni işe yönelmelerini de müspet olarak, değerlendirirler. Böylece bir personele zamanı değerlendirme disiplini hakkında verilen not, ona görev tevdi etmede ölçü olmaktadır.
77. Kaç Kemirici ile başetmeye çalışıyoruz?
-------------------------------------------
Kendimizi, çevremizi, işimizi ihmal etmeden dengeli bir hayat sürmek, dolu dolu yaşamak, önemli işlere öncelik vermek ve hep öncelik pusulamıza(değerlerimize) göz atarak ilerlemek, yapacaklarımızı hedeflerle tarif etmek ve hedefe yürümek. Gerekiyorsa da koşmak... Zamanı değerlendirmek için bunların hepsi doğru. Ama yetmez. Zaman Kütüğümüzü incelediğimizde gördüğümüz üzere, yolumuzun üzerine her gün her saat engeller çıkacaktır ve bunlarla mücadele etmek zorundayız. Bu engelleri dostumuz Rahim Er'in ifâdesiyle "Zaman Kemiricileri" olarak da adlandırabiliriz. Le Saget(1992, p. 254) zaman hırsızlığını şöyle tarif ediyor "aldığımız neticenin, harcadığımız zamana değmediği bir eyleme sebep olan her iş, faaliyet veya kişi zaman hırsızıdır." Çok yaygın olan, her köşeden çıkıveren zaman kemiricilerini sayalım:
- Başkalarının hata ve yanlışlarıyla uğraşmak,
- Bilgi yokluğu, yetersizliği, akmayışı veya çarpıtılması,
- Bilmeden, incelemeden, düşünmeden karar vermek,
- Bürokrasi,
- Çok fazla çalışma,
- Çok sayıda işe birden girişmek,
- Dağınık patron,
- Denetim yokluğu veya yetersizliği,
- Dinlememek, dinleyip 'hayır' diyememek,
- Ehil kadro ile çalışmamak, eğitim yetersizliği, kadro şişkinliği,
- Elemeye tâbi tutmadan okuduğumuz her tür evrâk, mektup, dergi, doküman,
- Ertelemek, önemliden alıkoyan bir şeyi yapmak,
- Evham derecesinde mükemmeliyetçilik,
- Faydasız toplantılar, kokteyl ve dâvetler,
- Her gün artarak gelen ham bilgi yığını altında kalmak, lâzım olanı seçmemek,
- İlgili servislere, alt birimlere gönderilmesi gerekirken, takılıp kaldığımız bilgiler, yazılar,
- İş arkadaşlarımız, dost istekleri,
- Kadrolu ama işsiz insanlar,
- Kararsızlık,
- Kendimizi yenilememek, alışkanlıklarımızın tutsağı olmak, kişisel gelişmeye önem vermemek,
- Organizasyon bozukluğu, görevlerin parçalanmışlığı, çok başlılık,
- Plânsızlık veya kötü plânlama,
- Randevu disiplini olmamak, ziyâretlerimizi ve ziyâretçileri bir düzene koymamak,
- Sekreterimizin olmayışı, acemiliği, eğitimsizliği veya sekreterle çalışma disiplinine sahip olmayışımız,
- Sohbet toplantıları,
- Sürüncemede bırakmak,
- Telefonu doğru kullanmamak,
- Tertip, düzen bilmemek, kişisel dağınıklık, kendimizi şirazeye sokmamak,
- Unutkanlık. "Yazmayı sevmem. Ben kafama güvenirim" kolaycılığı,
- Vizyon eksikliği, Kutup Yıldızı'ndan, temel değerlerden yoksun(veya kopuk) yaşamak. Önemli ile önemsizi ayırt etmeden vakit harcamak.
- Yanlış yerleşim ve çalışma mekânının düzensizliği, teknolojiden faydalanmamak,
- Yetki Devretmemek, verileni kullanmamak,
- ........................
Bu liste çok uzatılabilir. Yukarıdaki zaman kaybettiricilerin bir kısmı dış kaynaklıdır, onlar bize yakın veya uzak çevremizden dayatılmaktadır. Ama incelersek çoğunun kaynağı kendimiziz. KEMİRİCİLERİN ÇOĞU İÇİMİZDE! Zamanımızı nereye harcadığımızı, harcamamız gerektiğini bilerek işe başlamıyoruz. Nereden gelip nereye gittiğimize dair bir vizyonumuz yok. Kutup Yıldızından, pusuladan mahrum koşturuyoruz... Hayat koca bir pazar yeri, biz hiçbir şeyi tartmadan alıyor veya veriyoruz! Boşa harcadığımız zamandan kendimizi sorumlu tutmadıkça, zaman tuzaklarının hep dışımızda olduğuna vehmederiz.
Elindeki çorabı giymek yerine, yarım saat annesinin arkasında dolaşan çocuk yanlış eğitilmiştir. Annesi önce çocuğa, sonra kendine yanlış yapmaktadır. Yılda iki kez kullanılan koca tencereyi el altı çekmecesinde tutan, dolaptan çıkardığı her kavanozun kapağını açıp tezgahta bırakan ev hanımı, sonra da mutfağım dar diye şikâyet etmektedir! Akşam yatmasını bilmeyenler, sabah kalkmayı da bilemeyecekler ve işyerinde olumsuzluklara yol açacaklardır. 'Mektepli' ama okuma alışkanlığı kazanmamış "gezer-konuşur bir gürûh" işyerlerinde, her yerde binlerce kişinin işine engel olup, kafasını "ütülemektedir"...
Her gün, her biri 3 ilâ 20 dakika süren 40 çeşit işe burnunu sokan hiçbir yöneticinin vizyon düşünmeye, büyük bakmaya vakitleri kalmaz. Kötü yönetici, herkesin zaman kaybetmesine yol açar, ama en başta kendisinin! Bu tür yöneticilerin randevu defterleri, şirket veya kurum ihtiyaçlarına göre değil, o günkü enerjilerine, ya da kapılarına yığılan problemlere göre doldurulur. Bunlar âcil bağımlısıdırlar veya gaflet ya da ıvır zıvır erbâbıdırlar.
Bunlara köklü bir çözüm bulmak için, herkesin, her yöneticinin bâzı soruları kendisine samîmîyetle sorması gerekir. Meselâ idâreciler yukarıda sorduğumuz, Uzun vâdeli düşünebiliyor muyuz? Sorusunun cevâbını araştırmak, kendilerinden, çalışma arkadaşlarından veya hatâlı teşkilâtlanmadan kaynaklanan bir zaman kaybı olup olmadığını bilmek durumundadır. Meselâ bir yatırım veya ticârî iş beklenen süresinde tamamlanamamış ise, acabâ yanlış tahmin yapıldığından mı, yanlış uygulandığından mı,...neden? Bilmelidir.
Ne zaman ne yapacağına dâir bir karârı, stratejisi bulunmayan, her gün değişen önceliklere göre iş yürütülen şirketlerin sık sık krizlerle karşılaştığını görüyoruz. Bu işyerlerinde bâzı aylarda korkunç bir koşuşturmaca yaşanır ve bütün fertleri ve hareketleri gözaltına alan olağanüstü durum ilân edilir. Drucker(1992, s. 55) "Bir kuruluş sık sık krizle karşılaşıyorsa, bunun sebebi geçmişten ders almamaktır." diyor ve ilâve ediyor: "İkinci kere gelen kriz, aslında bir daha olmaması gereken bir krizdir. Tekrarlanan kriz, dâima, önceden sezilmiş olmalıdır. Böylelikle, ya engellenebilir ya da sıradan çalışanların dahî baş edebileceği bir rutine dönüştürülebilir. İyi yönetilen bir kuruluş, koşuşturmaların, sürprizlerin bulunmadığı, sâkin bir yerdir. Bu bakımdan biraz sıkıcıdır bile. Heyecanlı zikzakların yaşandığı, geçmişte krizlerin ne tür fedâkârlıklarla, nasıl kahramanlıkla aşıldığının ziyâretçilere sergilendiği dramatik bir fabrika, kötü yönetiliyor demektir."
Hepimiz için eski alışkanlıklarımıza dönme, çevremizin zaman kemiricileriyle kuşatılma tehlikesi dâimâ vardır. O yüzden günümüzde sayıları giderek artan yönetim müşâvirleri, davranışlarımız şuûrlu olarak yerleşinceye kadar, haftalık zaman kütüğü tutmak ve analiz etmek işini, yılda en az iki kere tekrarlamamız gerektiğini söylüyorlar.
Günlük hayatımızın binlerce ayrıntısını çaba göstermeden, kendiliğinden çözümleme alışkanlığını kazandığımızda, beynimizin bir o kadar kısmı önemli işler için serbest kalacaktır. İşte o vakit gelişmelere ayak uydurabilmek, sağlıklı karar verebilmek ve uzun vâdeli çözümlere yönelebilmek için, hepimiz okumaya, yerinde incelemeye, düşünmeye ve istişâreye vakit bulabileceğiz. Dolu dolu, dengeli yaşayacağız. Ailemize, sosyal faaliyetlere, eğlendirici, dinlendirici işlere, dostlara, arkadaşlara zaman ayıracağız. Yaparken dinlendiğimiz bir hobimiz bulunacak. Zamansızlık âlemini, nereden gelip nereye gittiğimizi, varlık sebebimizi düşünüp, kendimizi murâkabe edeceğiz. Tenhâlarda ağlamaya, kendimizi bulmaya, çiçekler arasında dolaşıp ferahlamaya vaktimiz olacak. Gönülleri okşamaya, sevgi almaya ve şefkat sunmaya zamanımız, mecâlimiz bulunacak...
Eğer yaparsak!
78. Danışmanlar Ne İşe Yarar?
-----------------------------
Kendi değerlerinizi biliyorsanız, değer yargılarınız oluşmuş ise, iş dünyasının genel prensiplerini biliyor ve yeterli iş tecrübeniz varsa, zaman kemiricileri ve hareket tarzlarını biliyorsanız siz de danışmanlık yapabilirsiniz! Zira ne yapacağınızı, niçin yapacağınızı, nasıl yapacağınızı, hangi önceliklerle yapacağınızı biliyorsunuz demektir. Bunu bilmeyen, bilse de iş yoğunluğu ve kesintiler arasında kendini yönetemeyen yöneticilere(!) ve patronlara rehberlik edebilirsiniz. Siz değer, hedef, pusula üçlüsünü çok başarıyla kullanıyorsunuz.
Küçük yaşta çocuğa dadı tutulur. Çocuğun ihtiyaçlarını karşılamasında yardımcı olur. Ama bunun ötesinde dadının asıl görevi; doğru ve yanlış, iyi ve kötü, önemli ve önemsiz şeyler hakkında çocuğun değer yargılarının teşekkülüne yardımcı olmaktır. Prense, şehzadeye lala tutulur. Hayatı boyunca prensin yanında bulunur ve onu değerler, erdemler ve öncelikler konusunda eğitir, karmaşık ilişkiler arasında doğru çizgide ilerlemesini sağlar. Lalası güçlü şehzâdeler ve prensler, ileride güçlü sultanlar veya krallar olmuşlardır. Devlet başkanlarının, bakanların vs. da danışmanları olur. Olmalıdır.
Karmaşık teknikleri bilmeyi gerektirmediği hâlde patronların şirketlerinin bilânçosunu çıkarıp kendilerine bir gelişme plânı veya toparlanma reçetesi sunmak üzere, niçin danışmanlar çağırdığını hiç düşündünüz mü? Patronlar ve kendilerini iyi yönetemeyen yöneticiler, yüzlerce iş ve ilişki içinde düşünmeye zaman bulamazlar. Heyecan, hiddet, sıkıntı hep onların yolu üzerindedir. Her yönden bir kemirici saldırmaktadır. Teferruâta boğulmuşlardır. Ağaca bakmaktan, ormanı göremezler. Değerleri ve pusulayı sıklıkla göz ardı ederler. Hemen önlerindekine odaklanırlar ve derhal eyleme geçerler. Ama bu arada yön kontrolünü, ehem ve mühim ayırımını unuturlar; âcil durumlarla boğuşurlar, gaflete düşerler, ıvır zıvır şeylerle meşguldürler. İşte danışmanlar işadamlarının bu zaafını kapatırlar. Kapatmalıdırlar! Danışmanlar Zaman Niçin diye sorduğumuzdan bu yana saya geldiğimiz sorular ve açıklamalar muvacehesinde kendilerini hazır bulundururlar. Böylece meşgul insanlara, patronlara... ışık tutarlar.
Danışmanlar ehemmi mühimme harcatmayan rehberlerdir.
Tanıdığınız başarılı danışmanların çalışmalarına dikkat ederseniz, onlardan hiç birinin, patronları gibi günlük yüzlerce küçük meselenin içinde sıkışıp kalmadığını görürsünüz. Onların başarıları kitabımızın İkinci, Üçüncü ve Dördüncü Bölümlerinde temas ettiğimiz hususları, göz ardı etmeden ve dalgınlığa düşmeden, aksaksız ve eksiksiz uygulamalarından veya uygulatmalarından ileri gelmektedir. Danışmanlar önemli olanı süzüp çıkaracak sâkin bir ortamda etrâfı, gidişatı gözetlerler. Bir de, çok ince tahlillere girmeden bile, tutarlı tavsiyeler yapabilecek şekilde zihinlerini dinlenmiş tutarlar.
Danışmanlar, yöneticilere zaman kazandırıcılar olarak; hangi konuların, kimin tarafından, nasıl, ne zaman iletileceği hususunda bilgiler verirler, yardımcı olurlar. Eğer bir kuruluşta yetki devri tam olarak yapılmışsa ve doğru olarak uygulanıyorsa, işlerle alâkalı kararlar en altta, o işe ilk temas eden elemanlar tarafından verilebilir. İşte o zaman, organizasyonun tepesine çıkmadan problemler yerinde halledilebilir. Verimli olmak isteyen yöneticiler, bu prensibi uygulamalıdır.
Yöneticinin ilk görevi yukarıda temas edildiği gibi; bir sessizlik zamanında plânlama yapmak ve organlara, insanlara bu işi devretmektir. Çoğumuzun düştüğü hatâ ikinci veya üçüncü, beşinci olarak yapmamız gereken işi, en önce yapmaktır. Bunu da çoğu zaman, hızlı iş yapmak, çabuk bitirmek kılıflarına sığınarak işleriz. Yanlış atılan ilk adımı, ya geri adımla veya düzeltme adımıyla telâfi etmeye çalışırız. Yani daha çok zaman ve kaynak harcarız. Bâzen da doğru başlamak için zaman ayırmadığımız işi, düzeltmeye hiç zaman bulamayız.
Bir işi doğru yapmakla, doğru işi yapmak arasındaki seçim, sükûnetli ortamda çalışan, iş bilir bir yönetici için güç değildir. Yapılacak olan, bitirilmemiş bir işle, yeni yeni ortaya çıkan işlerden hangisinin önce geldiğini tespit etmektir. Meselâ önümüzde çok bilgi varsa, danışmanlar sâdece normalden sapmaları görmemizi, normal seyrinde gidenlerle vakit harcamamamızı söylüyorlar. Gereksiz raporlar ve bir filtreye uğramadan gelen mesajlar sebebiyle, bilgi yığını altında kalan şirketlerde, istisna yönetimine başvurulmasını ve sâdece normalden sapan bilgilerle ilgilenilmesini salık veriyorlar. Kendimizi yüzlerce küçük işin anaforuna kaptırmamamızı ve sıyrılıp geri çekilmemizi söylüyorlar. Başka bir ifâdeyle, zamanını iyi kullanan, enerjisini ve zihnini ana konuya teksif eden, çevresinde olup biteni görebilen, sağlıklı düşünüp, verimli bir harekât plânı yapabilen kimseler olmamız için, tavsiyelerde bulunuyorlar. Doğru işi seçmemize, doğru hedef koymamıza yardımcı olmaya çalışıyorlar.
Yönetim müşavirlerinin çoğu, patronlarına veya bulundukları kurumların idârecilerine, sabahları evlerinde günlük bir çalışma cetveli düzenlemelerini tavsiye ediyorlar. Nitekim işadamları ve yöneticilerden bâzıları, her sabah işlerine gitmeden önce, telefona kapalı olarak evlerinde bir saate yakın çalışarak, o günün programını ve ne kadar zaman ayırabileceklerini âdet hâline getirmişlerdir. Bu tarz, sabahları biraz erken çalışmaya başlamak anlamına gelse de, geceleri işi eve getirip, yemekten sonra uykulu gözlerle üç saat daha harcamaktan iyidir. Akşamları evde çalışmanın yaygın olmasının sebebi, gün boyunca zamanını iyi kullanma disiplinine sahip olamayışımızdır.
Yönetim danışmanlarının sıkça işâret ettikleri yanlışlardan birisi de, üst yöneticilerin, günün ilk saatlerini abuk sabuk mektupları okuyarak veya yardım istemeye gelenlerin ricâlarını dinleyerek harcamalarıdır. Zihnin açık ve enerjinin bol olduğu sabahın erken saatlerini hiç bir sebeple zâyi etmemelidir. Bunun için gerekirse yardımcılara haber verilmeli, telefon bağlamaması, ziyâretçi kabul etmemesi için de sekreterler tembihlenmelidir. Buna rağmen istenilen sükunet bulunamıyorsa, büroyu terk edip, çalışacak sessiz bir köşe aranmalıdır.
• Bir Reçete,
Büyük bir şirketin başkanı bir gün yönetim danışmanlık şirketinin uzmanına giderek, zamanını en verimli nasıl kullanabileceğine dâir bir reçete hazırlaması talebinde bulunur. Bunu yaptığı takdirde büyük bir ücret ödemeye hazır olduğunu da bildirir. Yönetim uzmanı da aşağıdaki notu yazıp uzatır:
"Bir kağıda yarın yapmak zorunda olduğunuz en önemli dört veya beş işi ehemmiyet sırasına göre yazın. Sabah büronuza vardığınızda ilk sıradakinden başlayın ve bunu ikmâl etmeden, bütün gününüzü alsa bile sakın ikincisine geçmeyin... Bunu alışkanlık hâlinde yapmayı başarınca, yardımcılarınızın, tüm iş arkadaşlarınızın da zihnine yerleştirin. Sonra miktarını takdir edeceğiniz bir çeki adresime postalayabilirsiniz."
Sonrasını merak ediyorsunuzdur. Birkaç hafta sonra yönetim uzmanına 25.000 dolarlık bir çek ulaşır. Yanında patronun yazdığı kısa bir de not vardır: "Bunca nasihat dinledim. Hiçbirisi seninki kadar işime yaramadı."
Çalışma ortamındaki insanlara ne yaptıklarını, niçin yaptıklarını, aslında ne yapmaları gerektiğini sorduğumuzda, çoğunun: "Bana ne söylendi ise onu yapıyorum", "Burada hep böyle yapılır. Gerisini biz bilmeyiz" dediklerini duyarız. Aralarından pek azı: "Şu maksatla yapıyorum, şu hedefe varmak için yapıyorum" diyecektir.
Toplam Kalite Yönetimini benimsemiş şirketlerde patronla, işçi aynı misyonun ayrılmaz parçasıdırlar. Orada basit "taş yontucular" yoktur. Hepsi Süleymaniye'yi inşâ ettiğine inanır ve o heyecanla yontar.
